Nous avons constitué une SPFPL qui détient très majoritairement les titres de 3 STON. La SPFPL (holding) emploie un standard unique répondant pour les 3 STON, 1 formaliste assurant les formalités préalables des actes des 3 STON et 1 formalistes assurant les formalités postérieures des 3 STON. Le coût est facturé par la holding à chacune des STON selon une clé de répartition approuvée par les 3 STON. Cette organisation, mise en place avant la parution du GUIDE DE LA MUTUALISATION ET DE LA SOUS-TRAITANCE peut-elle perdurer ?

Le standard téléphonique peut être assuré – et son coût refacturé – à condition :
– Que la holding ait été agréée pour la sous-traitance,
– Que le respect du secret professionnel entre chacun des offices soit strictement respecté.

Sur les formalités préalables :
La formaliste pourra demander les pièces non caractéristiques de l’activité du notaire (infogreffe, cadastre, pièces bancaires, urbanisme) et en aucun cas les demandes nécessitant une clé REAL, les demandes SAFER, DIA, SPF, FICOBA, FICOVIE, et ce, à condition de l’agrément préalable de la holding.

Sur les formalités postérieures :
La sous-traitance des formalités commerciales est possible, sous condition d’un agrément préalable.
Une SPFPL ne peux effectuer de tâches liées à la production d’un acte au bénéfice des offices de ses filiales.
La mutualisation (formule employée par une STON multi-offices) serait seule possible, dans le respect du secret professionnel.