Pour toutes questions relatives à la prestation de serment en cas de changement de structure ou de fonctions d’un notaire précédemment en exercice (notaire individuel, notaire associé, notaire salarié), de cession ou d’apport d’office et compte tenu de la complexité des textes en vigueur :
INTERROGEZ assistance-intallation.anc@notaires.fr
Avertissement :
Le Conseil Supérieur du Notariat reçoit quotidiennement de nombreuses demandes d’éclaircissement sur les incidences de la loi Croissance, ayant ou pouvant avoir un impact sur les cessions, l’installation, les structures d’exercices, sur la stratégie managériale, etc.
Le Bureau du Conseil Supérieur du Notariat a donc décidé de confier à l’ANC le soin de mettre en ligne un florilège des questions posées, et des réponses apportées, qui ont été regroupées par thèmes.
L’ensemble de ces questions ne peut évidemment être mis en ligne (des centaines…), mais sont retenues celles considérées comme illustrant l’essentiel des préoccupations exprimées.
C’est, à travers ces questions, l’expression directe des notaires de France. C’est, par les réponses, l’expression d’une doctrine. Dans un environnement de textes d’une rare complexité, la Profession tente en effet de répondre, dans la mesure du possible.
Cette FAQ est enrichie, amendée, corrigée au fil des éclaircissements attendus notamment de la Chancellerie. Par ailleurs, il est rappelé que le Portail REAL contient – outre la présente FAQ – des éléments de réponse à toutes les préoccupations et questionnements des Confrères. On peut ainsi citer le Guide de l’authenticité, le site Management, Mastructure, etc.
Sa lecture incitera tous les notaires exerçant leur ministère en société à revisiter leurs statuts, en raison des évolutions de la loi Croissance et de ses textes d’application.
ARTICLE 1 BIS – ORDONNANCE N° 45-2590 DU 2 NOVEMBRE 1945
RELATIVE AU STATUT DU NOTARIAT
« Le notaire peut exercer sa profession soit à titre individuel, soit dans le cadre d’une entité dotée de la personnalité morale, à l’exception des formes juridiques qui confèrent à leurs associés la qualité de commerçant, soit en qualité de salarié d’une personne physique ou morale titulaire d’un office notarial. Il peut également être membre d’un groupement d’intérêt économique ou d’un groupement européen d’intérêt économique ou associé d’une société en participation régie par le titre II de la loi n° 90-1258 du 31 décembre 1990 relative à l’exercice sous forme de sociétés des professions libérales soumises à un statut législatif ou réglementaire ou dont le titre est protégé et aux sociétés de participations financières de professions libérales.
Lorsque la forme juridique d’exercice est une société, le capital social et les droits de vote peuvent être détenus par toute personne exerçant une profession juridique ou judiciaire ou par toute personne légalement établie dans un Etat membre de l’Union européenne, dans un autre Etat partie à l’accord sur l’Espace économique européen ou dans la Confédération suisse qui exerce, dans l’un de ces États, une activité soumise à un statut législatif ou réglementaire ou subordonnée à la possession d’une qualification nationale ou internationale reconnue, et exerçant l’une quelconque desdites professions et, s’il s’agit d’une personne morale, qui satisfait aux exigences de détention du capital et des droits de vote prévues par la loi n° 90-1258 du 31 décembre 1990 précitée .
Toute société doit au moins comprendre, parmi ses associés, un notaire remplissant les conditions requises pour exercer ses fonctions.
Au moins un membre de la profession de notaire exerçant au sein de la société doit être membre du conseil d’administration ou du conseil de surveillance de la société.
Dans le respect des règles de déontologie applicables à chaque profession, un décret en Conseil d’Etat détermine les conditions d’application du présent article. Il présente notamment les conditions d’inscription et d’omission de ces sociétés auprès de l’autorité professionnelle compétente. »
Ne sont concernées par les règles ci-dessous que les sociétés titulaires
de plusieurs offices.
Le décret n°2016-1509 du 9 novembre 2016 modifie le décret du 2 octobre 1967 pris pour l’application à la profession de notaire de la loi n° 66-879 du 29 novembre 1966 relative aux sociétés civiles professionnelles et le décret n° 93-78 du 13 janvier 1993 pris pour l’application à la profession de notaire de la loi n° 90-1258 du 30 décembre 1990 relative à l’exercice sous forme de société des professions libérales soumises à un statut législatif ou réglementaire ou dont le titre est protégé.
Il introduit, dans son chapitre Ier, article 1, deux dispositions relatives au cas des sociétés titulaires de plusieurs offices notariaux modifiant le décret du 2 octobre 1967.
• La première disposition modifie l’article 52-1 du décret du 2 octobre 1967 et précise que lorsque la société est titulaire de plusieurs offices, « il est tenu un répertoire par office ».
• La seconde disposition modifie l’article 53 du décret du 2 octobre 1967 et précise que « lorsque la société est titulaire de plusieurs offices, une comptabilité distincte est tenue pour chaque office et la société doit disposer d’un compte destiné à recevoir les fonds détenus pour le compte de tiers par office. »
De même, dans son chapitre II, article 2, il introduit deux modifications au décret du 13 janvier 1993.
• La première insère dans l’article 41 ter du décret du 13 janvier une nouvelle disposition qui précise que « lorsque la société est titulaire de plusieurs offices, il est tenu un répertoire par office, conformément à l’article 23 du décret n° 71-941 du 26 novembre 1971 relatif aux actes établis par les notaires ».
• La seconde disposition modifie l’article 42 qui est complété d’un alinéa précisant que « lorsque la société est titulaire de plusieurs offices, une comptabilité distincte est tenue pour chaque office et la société doit disposer d’un compte destiné à recevoir les fonds détenus pour le compte de tiers par office. ».
Ces articles sont de nature à modifier les modalités de gestion comptable et financière des offices.
La circulaire du 21 mars 2017 précise quels types de structures sont concernés et quelles règles de gestion sont obligatoires, voire recommandées, en vue d’assurer une mise en œuvre homogène des dispositions décrites ci-dessus du décret n°2016-1509 du 9 novembre 2016, en particulier celle d’une « comptabilité distincte ».
En complément à la présente note, une expression de besoin est transmise à l’ensemble des fournisseurs de logiciels comptables de la profession de manière à refléter dans vos outils informatiques les dispositions décrites ci-après.
1. Règles financières et comptables que les sociétés notariales concernées par le décret n° 2016-1509 du 9 novembre 2016 sont tenues de suivre
Principes généraux
Par comptabilité distincte à l’office, on entend comptabilité générale distincte, c’est-à-dire la tenue journalière du compte de résultat et du bilan.
Les éléments suivants, constitutifs d’un arrêté comptable annuel ou intermédiaire, doivent donc être produits par l’office à partir de l’outil informatique comptable :
• Journaux.
• Grand livre.
• Balance générale :
– la balance client est nativement alimentée par la comptabilité client, adossée au répertoire qui est tenu par office comme le prévoit le décret ;
– la balance des comptes généraux (fournisseurs, tiers sociaux …) porte sur l’ensemble des coûts directs de l’office complétés de l’affectation d’une quote-part de coûts indirects selon la ou les clés de répartition en usage au sein de l’office (1 fois par an a minima).
• Tableau de bord.
Règles concernant le compte de résultat
En application des articles 1 (Chapitre I) et 2 (Chapitre II) du présent décret, et notamment de l’obligation pour chaque office d’une même société que soit « tenu un répertoire par office », l’ensemble des lignes du compte de résultat adossées au répertoire viennent alimenter directement la comptabilité distincte de l’office. Sont donc affectées directement à la comptabilité de l’office l’ensemble des produits de l’office générés par émoluments ou honoraires.
Quant aux charges, elles font l’objet d’un traitement différencié selon leur nature directe ou indirecte.
Règles concernant le bilan
Le bilan doit également être décliné à l’office mais ce bilan ne concerne que certains éléments de l’office liés aux contreparties des comptes d’exploitation. Le bilan global reste celui de la société, les informations bilancielles figurant sur le tableau de bord journalier ne sont que des éléments de bilan et les masses ne sont pas équilibrées.
Il convient de conserver un compte de résultat « sincère » par office. Les comptes de la société seront détaillés par office, à partir d’une codification dont les principes sont transmis aux sociétés informatiques fournissant les logiciels comptables de la profession.
Par application du principe général (cf. ci-dessus) affectant directement à l’office la comptabilité auxiliaire client, l’ensemble des créances clients sont affectées par office.
Règles concernant la forme et la transmission aux instances des données comptables et d’activités
Pour les sociétés disposant de plusieurs offices :
• Outre le tableau de bord de la société, il sera également transmis un tableau de bord pour chacun des offices.
• Outre l’état statistique trimestriel de la société, il sera également transmis un état statistique trimestriel pour chacun des offices.
• Outre la déclaration d’activité de la société, il sera également transmis une déclaration d’activité professionnelle par office.
Ces documents seront paramétrés par vos fournisseurs informatiques selon la forme et les règles transmises par le C.S.N. et transmis sous forme dématérialisées aux mêmes périodes et selon la forme des documents comptables existants.
Une expression de besoin a été rédigée par le CSN et les fournisseurs informatiques ont développé un logiciel qui permet de tenir au niveau de la société, la comptabilité de chacun des offices détenus. La mise en service est progressive selon les concepteurs.
Les dossiers sont indépendants les uns des autres.
Dans un premier temps : Achat des parts de SEL Y par A, B, C et D (D étant nommé comme notaire associé exerçant dans l’office 3).
Puis :
– apport de l’office 1 par A à la SEL, A étant nommé comme notaire associé exerçant dans l’office 1,
– apport de l’office 2 par B à la SEL, B étant nommé comme notaire associé exerçant dans l’office 2,
– cession de l’office 4 par C à la SEL, C étant nommé comme notaire associé exerçant dans l’office 4.
La SEL ne permet d’accueillir comme associés directs personnes physiques que des notaires « libéraux ».
Article 46 – Décret n° 67-868 du 2 octobre 1967
Tout associé ne peut être membre que d’une seule société civile professionnelle de notaires et ne peut exercer ses fonctions ni à titre individuel, ni en qualité de membre d’une autre société, qu’elle qu’en soit la forme, ni en qualité de notaire salarié.
Si la société est titulaire de plusieurs offices, il est nommé et exerce dans un seul de ces
offices.
Article 52-1 – Décret n°67-868 du 2 octobre 1967
Lorsque la société est titulaire de plusieurs offices, il est tenu un répertoire par office, conformément à l’article 23 du décret n° 71-941 du 26 novembre 1971 relatif aux actes établis par les notaires, et la conservation des minutes, des répertoires, des autres registres professionnels, des copies exécutoires, des copies authentiques et des dossiers de clients est assurée au sein de chaque office.
Article 53 – Décret n°67-868 du 2 octobre 1967
Les règles concernant la tenue de la comptabilité des notaires sont applicables à la société. Tous les registres et documents prévus par les textes législatifs ou réglementaires sont ouverts ou établis au nom de la société.
Lorsque la société est titulaire de plusieurs offices, une comptabilité distincte est tenue pour chaque office et la société doit disposer d’un compte destiné à recevoir les fonds détenus pour le compte de tiers par office.
C’est la société qui demande sa nomination dans un office créé et qui indique lequel de ses associés sera affecté au nouvel office.
L’associé concerné ne démissionne donc pas (au sens où vous l’écrivez) car il reste associé de la société. Il est « retiré » de l’Office où il exerçait, et nommé (affecté) au second office aux termes du même arrêté.
L’associé « nommé pour exercer » à l’Office créé doit y exercer son activité.
Les salariés n’ont qu’un seul employeur (la société) mais leur activité peut être déployée sur les différents offices ; ils sont toutefois administrativement rattachés à l’un des offices (code CRPCEN).
Cette situation est donc à ne confondre en aucun cas avec celle d’un Office notarial disposant d’un bureau annexe, en ce qui concerne l’activité des notaires de la STON.
Il s’agit ici de « branches complètes et autonomes d’activité », avec chacune sa production d’actes, son répertoire, son minutier, sa comptabilité, etc.
C’est le notaire qui a été désigné comme « nommé pour exercer à… », dans le dossier transmis à la Chancellerie, qui doit exercer dans l’office désigné.
« Une société ne peut être nommée dans plusieurs offices de notaire que si, dans chacun des offices, au moins un associé exerçant sa profession de notaire au sein de cette société est nommé pour y exercer. Chacun de ces associés est nommé par arrêté pour exercer dans un seul office. Il peut ultérieurement être nommé pour exercer dans un autre office de la même société soit par l’arrêté nommant la société dans cet autre office, soit par un arrêté postérieur. Dans ces deux hypothèses, l’arrêté met fin également à ses fonctions dans le précédent office ¹. »
En cas de changement du notaire « affecté », celui-ci fait l’objet d’une demande d’agrément de retrait de l’office d’origine et de nomination dans l’office créé, avec prestation de serment.
¹ Article 5 alinéa 3 du Décret n°67-868 du 2 octobre 1967 pris pour l’application à la profession de notaire de la loi n° 66-879 du 29 novembre 1966 relative aux sociétés civiles professionnelles, modifié par le Décret n°2017-895 du 6 mai 2017
Non, car la SCP est titulaire de deux Offices notariaux (à ne pas confondre avec un bureau annexe). Article 46 – Décret n° 67-868 du 2 octobre 1967.
Cf. Règlement national, article 12.1 : Pour la dignité et l’indépendance de ses fonctions, le notaire ne peut, sauf cas exceptionnel, accueillir sa clientèle et recevoir ses actes que dans son office, dans les locaux accessoires et dans un ou des bureaux annexes ou dans les locaux d’un confrère, au domicile, à la résidence ou au siège social de l’une des parties, dans les locaux d’une administration, d’une mairie, les tribunaux, les établissements hospitaliers ou les locaux des instances professionnelles
Oui il doit être présent à temps plein.