FAQ Préambule

FAQ Préambule

Avertissement :

Le Conseil Supérieur du Notariat reçoit quotidiennement de nombreuses demandes d’éclaircissement sur les incidences de la loi Croissance et des textes postérieurs, ayant ou pouvant avoir un impact sur les cessions, l’installation, les structures d’exercices, sur la stratégie managériale, etc.

Le Bureau du Conseil Supérieur du Notariat a donc décidé de confier à l’ANC le soin de mettre en ligne un florilège des questions posées, et des réponses apportées, qui ont été regroupées par thèmes.

L’ensemble de ces questions ne peut évidemment être mis en ligne (des centaines…), mais sont retenues celles considérées comme illustrant l’essentiel des préoccupations exprimées.

C’est, à travers ces questions, l’expression directe des notaires de France. C’est, par les réponses, l’expression d’une doctrine. Dans un environnement de textes d’une rare complexité, la Profession tente en effet de répondre, dans la mesure du possible.

Cette FAQ est enrichie, amendée, corrigée au fil des éclaircissements attendus notamment de la Chancellerie. Par ailleurs, il est rappelé que le Portail REAL contient – outre la présente FAQ – des éléments de réponse à toutes les préoccupations et questionnements des Confrères. On peut ainsi citer le Guide de l’authenticité, le site Management, Mastructure, etc.

Sa lecture incitera tous les notaires exerçant leur ministère en société à revisiter leurs statuts, en raison des évolutions de la loi Croissance et de ses textes d’application.

 

Mise en œuvre des aspects comptables et financiers du décret 2016-1509 du 9 novembre 2016 relatif aux sociétés constituées pour l’exercice de la profession notariale.

Ne sont concernées par les règles ci-dessous que les sociétés titulaires
de plusieurs offices.

Le décret n°2016-1509 du 9 novembre 2016 modifie le décret du 2 octobre 1967 pris pour l’application à la profession de notaire de la loi n° 66-879 du 29 novembre 1966 relative aux sociétés civiles professionnelles et le décret n° 93-78 du 13 janvier 1993 pris pour l’application à la profession de notaire de la loi n° 90-1258 du 30 décembre 1990 relative à l’exercice sous forme de société des professions libérales soumises à un statut législatif ou réglementaire ou dont le titre est protégé.

Il introduit, dans son chapitre Ier, article 1, deux dispositions relatives au cas des sociétés titulaires de plusieurs offices notariaux modifiant le décret du 2 octobre 1967.

  • La première disposition modifie l’article 52-1 du décret du 2 octobre 1967 et précise que lorsque la société est titulaire de plusieurs offices, « il est tenu un répertoire par office ».
  • La seconde disposition modifie l’article 53 du décret du 2 octobre 1967 et précise que « lorsque la société est titulaire de plusieurs offices, une comptabilité distincte est tenue pour chaque office et la société doit disposer d’un compte destiné à recevoir les fonds détenus pour le compte de tiers par office. »

De même, dans son chapitre II, article 2, il introduit deux modifications au décret du 13 janvier 1993.

  • La première insère dans l’article 41 ter du décret du 13 janvier une nouvelle disposition qui précise que « lorsque la société est titulaire de plusieurs offices, il est tenu un répertoire par office, conformément à l’article 23 du décret n° 71-941 du 26 novembre 1971 relatif aux actes établis par les notaires ».
  • La seconde disposition modifie l’article 42 qui est complété d’un alinéa précisant que « lorsque la société est titulaire de plusieurs offices, une comptabilité distincte est tenue pour chaque office et la société doit disposer d’un compte destiné à recevoir les fonds détenus pour le compte de tiers par office. ».

Ces articles sont de nature à modifier les modalités de gestion comptable et financière des offices.

La circulaire du 21 mars 2017 précise quels types de structures sont concernés et quelles règles de gestion sont obligatoires, voire recommandées, en vue d’assurer une mise en œuvre homogène des dispositions décrites ci-dessus du décret n°2016-1509 du 9 novembre 2016, en particulier celle d’une « comptabilité distincte ».

En complément à la présente note, une expression de besoin est transmise à l’ensemble des fournisseurs de logiciels comptables de la profession de manière à refléter dans vos outils informatiques les dispositions décrites ci-après.

 

  1. Règles financières et comptables que les sociétés notariales concernées par le décret n° 2016-1509 du 9 novembre 2016 sont tenues de suivre

Principes généraux

Par comptabilité distincte à l’office, on entend comptabilité générale distincte, c’est-à-dire la tenue journalière du compte de résultat et du bilan.

Les éléments suivants, constitutifs d’un arrêté comptable annuel ou intermédiaire, doivent donc être produits par l’office à partir de l’outil informatique comptable :

  • Journaux.
  • Grand livre.
  • Balance générale :
  • la balance client est nativement alimentée par la comptabilité client, adossée au répertoire qui est tenu par office comme le prévoit le décret ;
  • la balance des comptes généraux (fournisseurs, tiers sociaux …) porte sur l’ensemble des coûts directs de l’office complétés de l’affectation d’une quote-part de coûts indirects selon la ou les clés de répartition en usage au sein de l’office (1 fois par an a minima).
  • Tableau de bord.

Règles concernant le compte de résultat

En application des articles 1 (Chapitre I) et 2 (Chapitre II) du présent décret, et notamment de l’obligation pour chaque office d’une même société que soit « tenu un répertoire par office », l’ensemble des lignes du compte de résultat adossées au répertoire viennent alimenter directement la comptabilité distincte de l’office. Sont donc affectées directement à la comptabilité de l’office l’ensemble des produits de l’office générés par émoluments ou honoraires.

Quant aux charges, elles font l’objet d’un traitement différencié selon leur nature directe ou indirecte.

Règles concernant le bilan

Le bilan doit également être décliné à l’office mais ce bilan ne concerne que certains éléments de l’office liés aux contreparties des comptes d’exploitation. Le bilan global reste celui de la société, les informations bilancielles figurant sur le tableau de bord journalier ne sont que des éléments de bilan et les masses ne sont pas équilibrées.

Il convient de conserver un compte de résultat « sincère » par office. Les comptes de la société seront détaillés par office, à partir d’une codification dont les principes sont transmis aux sociétés informatiques fournissant les logiciels comptables de la profession.

Par application du principe général (cf. ci-dessus) affectant directement à l’office la comptabilité auxiliaire client, l’ensemble des créances clients sont affectées par office.

Règles concernant la forme et la transmission aux instances des données comptables et d’activités

Pour les sociétés disposant de plusieurs offices :

  • Outre le tableau de bord de la société, il sera également transmis un tableau de bord pour chacun des offices.
  • Outre l’état statistique trimestriel de la société, il sera également transmis un état statistique trimestriel pour chacun des offices.
  • Outre la déclaration d’activité de la société, il sera également transmis une déclaration d’activité professionnelle par office.

Ces documents seront paramétrés par vos fournisseurs informatiques selon la forme et les règles transmises par le C.S.N. et transmis sous forme dématérialisées aux mêmes périodes et selon la forme des documents comptables existants.

Une expression de besoin a été rédigée par le CSN et les fournisseurs informatiques ont développé un logiciel qui permet de tenir au niveau de la société, la comptabilité analytique de chacun des offices détenus. La mise en service est progressive selon les concepteurs.

Nous souhaiterions obtenir votre avis sur la faisabilité d’un projet concernant le regroupement de plusieurs études. Il est en effet prévu que : – M. A achète une étude individuelle 1, – M. B achète une étude individuelle 2, – Ms A, B, C et D rachètent les parts d’une SEL Y existante soumise à l’IS, détentrice d’une étude 3, avec nomination de D en tant que notaire titulaire. M. A devrait céder ensuite à la SEL Y l’étude 1 ainsi acquise (cession car acquise sans prêt). M. B devrait apporter à titre onéreux à la SEL Y l’étude 2 ainsi acquise (apport car valeur nulle suite à un financement à 100%). M. C devrait céder l’étude individuelle 4, dont il est déjà propriétaire titulaire, à la SEL Y. La SEL Y serait ainsi, au final, propriétaire de quatre études avec quatre associés, chacun rattaché à une étude. Ce montage est-il valable en l’état ? Si oui, le dossier peut-il être présenté à la Chancellerie en un seul dossier. En effet, peut-on présenter l’acquisition des études individuelles (sous condition de nomination) et achat à quatre notaires des parts de la SEL Y avec nomination de D comme notaire titulaire, suivis des apports/cessions à la SEL Y (sous condition suspensive de l’achat initial). Ou bien faut-il présenter les dossiers d’acquisition des études et parts avec les nominations afférentes, puis une fois validés, leur apport/cession à la SEL existante ? Enfin, un notaire-stagiaire pourrait-il être associé dans la SEL existante ou bien les textes ne le permettent qu’à un diplômé ?

Le schéma juridique envisagé ne nous semble pas pouvoir être présenté sous la forme d’un seul et même dossier.

Les dossiers sont indépendants les uns des autres.

Dans un premier temps : Achat des parts de SEL Y par A, B, C et D (D étant nommé comme notaire associé exerçant dans l’office 3).

Puis :

  • apport de l’office 1 par A à la SEL, A étant nommé comme notaire associé exerçant dans l’office 1,
  • apport de l’office 2 par B à la SEL, B étant nommé comme notaire associé exerçant dans l’office 2,
  • cession de l’office 4 par C à la SEL, C étant nommé comme notaire associé exerçant dans l’office 4.

La SEL ne permet d’accueillir comme associés directs personnes physiques que des notaires « libéraux ».

Qu’en est-il de la possibilité pour les différents associés d’exercer leur mission sur ces mêmes différents sites ?

Article 46 – Décret n° 67-868 du 2 octobre 1967

Tout associé ne peut être membre que d’une seule société civile professionnelle de notaires et ne peut exercer ses fonctions ni à titre individuel, ni en qualité de membre d’une autre société, qu’elle qu’en soit la forme, ni en qualité de notaire salarié.

Si la société est titulaire de plusieurs offices, il est nommé et exerce dans un seul de ces offices.

Article 52-1 – Décret n°67-868 du 2 octobre 1967

Lorsque la société est titulaire de plusieurs offices, il est tenu un répertoire par office, conformément à l’article 23 du décret n° 71-941 du 26 novembre 1971 relatif aux actes établis par les notaires, et la conservation des minutes, des répertoires, des autres registres professionnels, des copies exécutoires, des copies authentiques et des dossiers de clients est assurée au sein de chaque office.

Article 53 – Décret n° 67-868 du 2 octobre 1967

Les règles concernant la tenue de la comptabilité des notaires sont applicables à la société. Tous les registres et documents prévus par les textes législatifs ou réglementaires sont ouverts ou établis au nom de la société.

Lorsque la société est titulaire de plusieurs offices, une comptabilité distincte est tenue pour chaque office et la société doit disposer d’un compte destiné à recevoir les fonds détenus pour le compte de tiers par office.

Un associé doit-il « démissionner » pour être renommé dans la STON comme étant affecté à ce second office notarial (en effet c’est la STON qui deviendra titulaire de l’office créé qui lui serait attribué et non pas l’associé) ?

C’est la société qui demande sa nomination dans un office crée et qui indique lequel de ses associés sera affecté au nouvel office.

L’associé concerné ne démissionne donc pas (au sens où vous l’écrivez) car il reste associé de la société.  Le changement de lieu d’exercice du notaire « affecté » fait désormais l’objet d’une déclaration de changement d’office. Il n’est plus nécessaire de prêter de nouveau serment (décret 29.12.2022). La déclaration doit être faite sur le site OPM de la Chancellerie, à la Chambre, au Parquet, et sur declaration.csn@notaires.fr

La Chancellerie dispose d’un délai de deux mois pour s’opposer à ce changement, délai courant à compter du jour où la Chancellerie indique dans le dossier du déclarant « dossier complet à la date du… ». A l’expiration du délai, le changement de lieu d’exercice est effectif.

Qu’en est-il de la possibilité de partager des taches communes entre les différents sites (correspondant à ceux des offices notariaux) ? Qu’en est-il de la possibilité pour les différends associés d’exercer leur mission sur ces différents sites ?

L’associé « nommé pour exercer » à l’Office créé doit y exercer son activité.

Les salariés n’ont qu’un seul employeur (la société) mais leur activité peut être déployée sur les différents offices ; ils sont toutefois administrativement rattachés à l’un des offices (code CRPCEN).

Cette situation est donc à ne confondre en aucun cas avec celle d’un Office notarial disposant d’un bureau annexe, en ce qui concerne l’activité des notaires de la STON.

Il s’agit ici de « branches complètes et autonomes d’activité », avec chacune sa production d’actes, son répertoire, son minutier, sa comptabilité, etc.

Si un notaire associe de la STON doit être nommé et doit exercer spécifiquement dans le second office, ce notaire est-il automatiquement celui qui a fait la demande au nom de la STON ou cela peut-il être un autre notaire associé désigné dans la requête ?

C’est le notaire qui a été désigné comme « nommé pour exercer à… » dans le dossier transmis à la Chancellerie, qui doit exercer dans l’office désigné.

« Une société ne peut être nommée dans plusieurs offices de notaire que si, dans chacun des offices, au moins un associé exerçant sa profession de notaire au sein de cette société est nommé pour y exercer. Chacun de ces associés est nommé par arrêté pour exercer dans un seul office. Il peut ultérieurement être nommé pour exercer dans un autre office de la même société soit par l’arrêté nommant la société dans cet autre office, soit par un arrêté postérieur. Dans ces deux hypothèses, l’arrêté met fin également à ses fonctions dans le précédent office. »[1]

En cas de changement du notaire « affecté », celui-ci fait désormais l’objet d’une déclaration de changement d’office, pour pouvoir exercer dans l’office créé. Il n’est plus nécessaire de prêter de nouveau serment (décret 29.12.2022). La déclaration doit être faite sur le site OPM de la Chancellerie, à la Chambre, au Parquet, et sur declaration.csn@notaires.fr

[1] Article 5 alinéa 3 du Décret n°67-868 du 2 octobre 1967 pris pour l’application à la profession de notaire de la loi n° 66-879 du 29 novembre 1966 relative aux sociétés civiles professionnelles, modifié par le Décret n°2017-895 du 6 mai 2017