FAQ

Toutes les réponses à vos questions.

Dans l’attente de la nouvelle carte d’installation, puis-je faire une demande de création d’office dans une zone contrôlée ?

L’article 29 IV de la loi 2020-1672 du 24 décembre 2020 a modifié la procédure d’installation dans les zones d’installation contrôlée. Désormais, il ne peut être créé de nouvel office qu’à la condition de ne pas porter atteinte à la continuité de l’exploitation des offices existants et à la qualité du service rendu.
Le garde des sceaux conserve la possibilité d’autoriser la création de nouveaux offices dans ces zones contrôlées, par arrêté, après avis de l’Autorité de la concurrence.

Les notaires nouvellement nommés dans un office créé après tirage au sort, et après prestation de serment, ont-ils ou non la faculté de transférer librement cet office?

En application des dispositions de l’article 2-6 du décret du 29 juillet 2020, applicable au 1er janvier 2021, un transfert de l’office est possible dans la même zone d’installation dite libre, à compter du jour de l’installation effective : il ne peut pas s’agir d’une déclaration de PROJET de transfert.
Sur ce sujet, en réponse à une question écrite du 30 juin 2020, le Garde des sceaux a précisé le 3 novembre 2020 ce qui suit : « tout office créé est transférable, au besoin, dans n’importe quelle commune de la zone dans laquelle il est implanté ».
La chancellerie a également précisé ce qui suit :
Pour les créations d’office, il est toléré de déclarer un transfert dès la prestation de serment, sous réserve d’avoir un local réellement ouvert dans la commune de destination (mais sous réserve d’avoir ouvert « à vide » un local dans la commune à la résidence de laquelle l’office a été initialement créé).
Précision : La Chancellerie tient compte des transferts concernant les offices créés, au sein d’une zone de libre installation, que lorsque figure sur le site « notaires.fr » une adresse correspondant à celle de l’installation avant déclaration de transfert, car c’est la preuve que le notaire est bien en relation avec nos instances professionnelles. C’est donc un indice du sérieux de l’installation dans des locaux précis d’une commune précise ¹.

Observations :
1° Entre le 7 décembre 2020 et le 28 août 2021, aucune carte n’était valide.
Pendant cette période, une procédure PROVISOIRE de demande de transfert a pu être suivie, procédure désormais terminée.
2° la Chancellerie dispose d’un délai de deux mois pour former opposition au transfert effectif.


¹ ² Réponse apportée par la Chancellerie
Nous rappelons en outre que notre Règlement national donne une définition de l’Office à l’article 11 :
« Art. 11 : Locaux de l’office
11.1 Définition
Par office, il faut entendre l’immeuble dans lequel travaillent le ou les notaires et leurs collaborateurs et où est reçue la clientèle. L’office est en principe domicilié dans un seul immeuble ».
² A ce jour, aucune nouvelle carte n’est programmée.

Je prévois de prêter serment par écrit (ordonnance 2020-1400 du 18 novembre 2020. Quelles sont les formalités ?

Formule :

Il y a lieu d’adresser un original (et non un courrier électronique) signé au tribunal judiciaire, comportant la formule suivante :

« Je jure de loyalement remplir mes fonctions avec exactitude et probité et d’observer en tout les devoirs qu’elles m’imposent » en application de l’article 57 du décret n°73-609 du 5 juillet 1973 relatif à la formation professionnelle dans le notariat et aux conditions d’accès aux fonctions de notaire.

Date d’effet :

La prestation de serment par écrit ne prendra effet qu’à réception de l’ACCUSE RECEPTION écrit du tribunal judiciaire.

Je cède la totalité de mes titres à la société où j’étais associé, qui les annulera dans le cadre d’une réduction de capital. Quelles démarches dois-je réaliser si je dépose mon dossier après le 1er janvier 2021 ? La situation est-elle la même si je cède mes titres aux autres associés de la société ?

Pour les dossiers déposés à compter du 1er janvier 2021 (décret du 29 juillet 2020) :
Quelle que soit la forme de la société concernée, le demandeur doit faire une double déclaration sur le site OPM ET sur l’adresse courriel dédiée du CSN – déclaration.csn@notaires.fr (traité de cession sous condition suspensive de non-opposition de la chancellerie).

La chancellerie informera par mail d’un changement de statut : le délai ne commencera à courir qu’après mention, par la chancellerie, que la déclaration est complète.

A la fin du délai de 2 mois sans opposition, il faut établir un acte constatant le caractère définitif de la cession et le déposer dans les 30 jours (copie authentique ou acte enregistrés en format .pdf) sur le site OPM et à l’adresse courriel dédiée du CSN.

La procédure est la même en cas de cession aux autres associés.

J’envisage de m’associer avec un avocat dans le cadre d’une même structure (SPE). Quelles précautions dois-je prendre ?

La SPE a pour objet l’exercice en commun de 10 professions : avocat, avocat au Conseil d’Etat et Cour de cassation, commissaire-priseur judiciaire, huissier de justice, notaire, administrateur judiciaire, mandataire judiciaire, conseil en propriété industrielle, commissaire aux comptes et expert-comptable.
Un GUIDE sur la SOCIETE PLURI-PROFESSIONNELLE D’EXERCICE a été publié et mis en ligne sur le portail REAL le 8 juillet 2020. Il est également accessible via le site ANC.
Il est destiné à aider les professionnels à constituer leur SPE en évoquant les points principaux pouvant être sources d’interrogations ou de difficultés :

– Secret professionnel
– Conflits d’intérêts
– Activités commerciales accessoires
– Communication
– Ressources humaines
– Assurance et maniement de fonds
– Comptabilité

Nous attirons tout particulièrement votre attention sur la rédaction de la nécessaire « Lettre de mission » et de celle du Règlement intérieur.
Compte tenu de l’étendue des questions pouvant être posées, vous pouvez prendre contact avec la cellule installation pour vous assister ( assistance-installation.csn@notaires.fr )

Je suis notaire salarié. Les associés de la STON qui m’emploie me proposent de devenir associé en industrie. Cela m’éviterait de devoir m’endetter tout en bénéficiant d’une rémunération professionnelle et de dividendes. Est-ce possible ?

Pour pouvoir être associé dans une société, il faut nécessairement faire un apport : en numéraire, en nature ou en industrie. Lorsqu’un associé effectue un apport en industrie, cela signifie qu’il met son savoir-faire, ses compétences ou son travail au service de la société. À l’inverse de l’apport en numéraire ou de l’apport en nature, l’associé n’apporte pas un bien matériel mais des qualités humaines.

Les apports en industrie doivent obligatoirement être mentionnés dans les statuts de la société. La mention doit préciser la description de l’apport, l’étendue des droits de l’apporteur, la durée de l’apport, les obligations de l’apporteur, etc.

Aux termes de l’article 1843-2 du code civil, les droits de chaque associé dans le capital social sont proportionnels à ses apports lors de la constitution de la société ou au cours de l’existence de celle-ci.

Les apports en industrie ne concourent pas à la formation du capital social mais donnent lieu à l’attribution de parts ouvrant droit au partage des bénéfices et de l’actif net, à charge de contribuer aux pertes.
Les parts en industrie ne sont pas transmissibles.

En devenant notaire associé exclusivement en industrie, vous changeriez de statut social : vous ne seriez plus soumis aux règles du droit du travail, à l’évolution de votre rémunération en fonction de la convention collective, etc… Faute de pacte d’associé fixant une rémunération professionnelle minimale pour les associés, cette rémunération le serait par une décision majoritaire des associés. En qualité d’associé, vous auriez droit aux bénéfices distribués (dividendes). Votre rémunération serait ainsi liée à la situation financière de la société.

Cette formule semble attrayante, mais ne semble pas respecter les objectifs de la loi du 6 août 2015. La note de la Chancellerie diffusée par le président du CSN en mars 2020, relative à la limitation du nombre de notaires salariés dans les offices – fin de la règle transitoire du « 1 pour 4 » – est d’ailleurs assez claire : L’obligation de mise en conformité implique pour les STON – si besoin avant la fin de l’été 2020 – : « d’organiser l’association au capital de nouveaux notaires exerçants dans l’office… ». Le risque est donc que des dossiers d’intégration présentés sur le site OPM en seule industrie, sans association au capital, se trouvent bloqués.

Relevons enfin les dispositions de l’article 1844-1 du Code civil : « la part de chaque associé dans les bénéfices et sa contribution aux pertes se déterminent à proportion de sa part dans le capital social et la part de l’associé qui n’a apporté que son industrie est égale à celle de l’associé qui a le moins apporté, le tout sauf clause contraire. Toutefois, la stipulation attribuant à un associé la totalité du profit procuré par la société ou l’exonérant de la totalité des pertes, celle excluant un associé totalement du profit ou mettant à sa charge la totalité des pertes sont réputées non écrites.»

Je suis notaire salarié, j’ai déposé un dossier de reprise de fonctions – dans l’année – le 11 janvier 2021 et ai reçu l’accusé réception. Normalement, le délai d’opposition s’arrête le 11 février 2021. Pourrais-je reprendre mes fonctions de notaire salarié à compter de cette date ?

RAPPEL :

Article 17

L’exercice de ses fonctions d’officier public par le notaire salarié, ainsi que celui de ses mandats professionnels, sont suspendus à compter du jour de la rupture du contrat de travail quelle qu’en soit la cause. De ce jour, il ne peut plus se prévaloir de la qualité d’officier public ou du titre de notaire.

Pendant une période d’un an, l’intéressé peut reprendre des fonctions de notaire salarié en déposant une simple déclaration, par téléprocédure sur le site internet du ministère de la justice, accompagnée d’une copie de son contrat de travail, dans les dix jours de son début d’exécution (et non de sa signature, selon une exigence de la chancellerie), auprès du garde des sceaux, ministre de la justice.

L’intéressé adresse une copie de cette déclaration, à la chambre des notaires dans le ressort de laquelle se situe l’office au sein duquel il souhaite exercer.

Le garde des sceaux, ministre de la justice, peut, dans le délai d’un mois, faire opposition, par décision motivée, à l’effet de cette déclaration

Le délai d’opposition ne court qu’à partir du moment où le dossier OPM a reçu la mention « déclaration RFS complète ». L’intéressé doit en informer la chambre.

Pour les dossiers déposés à compter du 1er janvier 2021 et en application du décret du 29 juillet 2020, il n’y aura pas d’arrêté de constat de reprise de fonctions.

Le notaire salarié qui reprend des fonctions dans le ressort du même tribunal judiciaire peut les exercer à compter de l’expiration du délai d’un mois prévu au troisième alinéa. S’il reprend des fonctions dans le ressort d’un autre tribunal judiciaire, il doit prêter le serment prévu à l’article 57 du décret du 5 juillet 1973 susvisé.

J’ai été nommé par arrêté du xxx. Compte tenu des circonstances liées au coronavirus, je ne pourrai prêter serment dans le mois du JO ? Comment cela se passera-t’il ?

RAPPEL :

Les notaires prêtent serment devant le tribunal judiciaire (TJ) dans le mois qui suit la publication au Journal Officiel de leur arrêté de nomination, à peine de nullité.

C’est à compter de ce jour qu’ils peuvent exercer, de manière exclusive, leurs fonctions.

Présidée par le président du TJ, cette cérémonie est l’occasion pour le procureur de la République de rappeler « les exigences déontologiques inhérentes à la fonction de notaire, son devoir d’information à l’égard du parquet, mais aussi les sanctions éventuelles en cas de manquement aux obligations ». La prestation de serment s’accompagne du dépôt au greffe du TGI d’un exemplaire du sceau, de la signature et du paraphe du nouveau notaire.

Ces dispositions s’appliquent, sauf exceptions limitativement prévues par des textes spéciaux. Nous vous invitons à vous reporter à ce sujet à la FAQ de l’ANC :
Exemples :
• Le notaire salarié reprenant ses fonctions dans l’année suivant la fin de ses fonctions dans un autre office.
• Le notaire individuel ayant procédé à l’apport de son office à une société.

Deux dispositions exceptionnelles et temporaires se sont déjà appliquées, dans un passé très récent, aux prestations de serment ne pouvant être réalisées dans le délai d’un mois, qui empêchent l’application de la nullité de la nomination :

1. L’ordonnance n° 2020-306 du 25 mars 2020 relative à la prorogation des délais échus pendant la PREMIERE période d’urgence sanitaire et à l’adaptation des procédures pendant cette même période :

2. L’ordonnance n°2020-304 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles applicables aux juridictions de l’ordre judiciaire statuant en matière non pénale :

Dans le cadre de la seconde période d’état d’urgence sanitaire, une troisième disposition est applicable, jusqu’au 16 FEVRIER 2021 :

3. Ordonnance 2020-1400 du 18 novembre 2020

Article 1 – Les dispositions du présent titre sont applicables aux juridictions de l’ordre judiciaire statuant en matière non pénale jusqu’à l’expiration d’un délai d’un mois après la cessation de l’état d’urgence sanitaire déclaré par le décret du 14 octobre 2020 susvisé, et prorogé dans les conditions prévues par l’article L. 3131-13 du code de la santé publique.

Article 7 – Toute prestation de serment devant une juridiction peut être présentée par écrit. Elle comprend la mention manuscrite des termes de la prestation. Cet écrit est déposé auprès de la juridiction compétente qui en accuse réception.

Cette ordonnance crée une nouvelle faculté, pour un notaire, de prêter serment par écrit, faute d’audience possible au Tribunal judiciaire, pour une période temporaire, expirant le 30 septembre 2021 sauf prorogation.

La prestation solennelle devant le TJ demeure la règle.

Dans de nombreux cas (cession d’office, cession de parts dans une SCP, etc…) la prestation de serment doit être nécessairement accompagnée d’un arrêté de caisse avec intervention d’un (des) experts-comptables. Cette règle demeure, même en cas de prestation de serment par écrit !

L’organisation pratique de cet arrêté de caisse se heurte naturellement à la triple difficulté de :

– La fixation de la date effective de la prestation de serment, c’est-à-dire le jour de réception de l’accusé réception,

– La communication fiable et instantanée de cette date aux personnes intéressées : cédant, instances, experts-comptables.

– L’organisation, nécessairement a posteriori – dans la mesure où la date ne peut être connue d’avance – du rendez-vous fixé pour l’arrêté de caisse. Il ne peut être envisagé d’établir cet arrêté de caisse, postérieurement à l’installation du cessionnaire non seulement pour des raisons évidentes de comptabilité mais aussi de l’application des clauses du contrat de cession qui fait logiquement coïncidé l’arrêté de caisse avec la prestation de serment du cessionnaire.

Doivent être ajoutées, notamment, les questions non seulement de la date effective d’effet de la prestation de serment mais aussi de son information, fiable, aux instances en vue, notamment, de l’inscription au FICEN.

Il conviendra que les notaires ayant prêté serment de cette manière transmettent sans délai à la Chambre la copie de la prestation, avec l’accusé-réception-type.

Les éléments ci-dessus, dont la liste n’est pas exhaustive, mettent en exergue le fait que la prestation de serment solennelle doit rester la règle, la prestation par écrit l’exception.

Au sein de notre société d’exercice multi-offices, nous sommes 2 associés (1 exerçant dans chacun des offices) avec 4 notaires salariés (3 dans l’office A et 1 dans l’office B) : devons-nous régulariser notre situation ?

Pour les sociétés multi-offices, le rapport entre nombre de notaires libéraux en exercice et nombre de notaires salariés s’apprécie par office et non par personne morale.

Il y a donc UN notaire salarié surnuméraire dans l’office A.

Il y a lieu de régulariser la situation : soit en demandant sa nomination dans l’office B, soit en organisant l’association au capital de nouveaux notaires exerçant dans l’office, recrutés notamment parmi les notaires salariés et les clercs habilités, afin de remplacer les notaires titulaires associés ayant cessé leurs fonctions ou d’en augmenter le nombre.

Office                      Notaires associés                                  Notaires salariés

A                                – Me A – Me SA1                                    – Me SA2

B                               – Me B – Me SB1                                     – Me SB2

 

Ou

 

Office                  Notaires associés                                      Notaires salariés

A                             – Me A1 – Me A2                                       –  Me SA1 – Me SA2 – Me SA3

B                             – Me B                                                         – Me SB

 

En aucun cas, le fait pour un notaire salarié d’être en « surnombre » peut constituer une cause réelle et sérieuse de licenciement.

Au sein de notre société d’exercice, nous sommes 2 associés avec 5 notaires salariés : quand et comment devons-nous régulariser la situation ? Le fait qu’ne notaire salarié soit  » surnuméraire  » est-il une cause de licenciement ?

Outre le fait qu’il ne sera pas possible de remplacer les notaires salariés surnuméraires cessant leurs fonctions, il y aura lieu, pour respecter la loi, et ce, depuis le 1er janvier 2021 :

– Pour les offices individuels : d’organiser la cession du droit de présentation de leur titulaire à une société comportant suffisamment d’associés exerçant dans l’office,

– Et pour les sociétés titulaires d’un office notarial : d’organiser l’association au capital de nouveaux notaires exerçant dans l’office, recrutés notamment parmi les notaires salariés et les clercs habilités, afin de remplacer les notaires titulaires associés ayant cessé leurs fonctions ou d’en augmenter le nombre.

– Attention : pour les sociétés multi-offices : la règle de « 2 notaires salariés pour 1 notaire associé » s’apprécie PAR OFFICE détenu par la STON et non au niveau global de la société.

En aucun cas, le fait pour un notaire salarié d’être en « surnombre » peut constituer une cause réelle et sérieuse de licenciement.