FAQ

Toutes les réponses à vos questions.

J’ai eu connaissance qu’un office notarial avait été ou pourrait être déclaré vacant dans un secteur géographique qui m’intéresserait. Comment faire une offre ? Y a-t-il une procédure spéciale ?

La procédure est dématérialisée, le dossier de candidature devant être déposé complet sur le site web de la Chancellerie : https://opm.justice.gouv.fr

L’article 56 du Décret n°73-609 du 5 juillet 1973 précise dans quelles conditions une vacance d’office peut être déclarée : « Lorsqu’il n’a pas été ou qu’il ne peut être pourvu par l’exercice du droit de présentation à un office de notaire dépourvu de titulaire, cet office est déclaré vacant par arrêté du garde des sceaux, ministre de la justice. »

L’offre que vous évoquez sera dans votre dossier de candidature, ce qui est précisé dans le même article du décret de 73 : « La candidature doit être accompagnée d’un engagement de payer l’indemnité fixée par le garde des sceaux, ministre de la justice. Lorsque le candidat doit contracter un emprunt, la demande est accompagnée des éléments permettant d’apprécier ses possibilités financières au regard des engagements contractés. »

En cas de pluralité d’offres concurrentes, faites au prix fixé par la Chancellerie, il est précisé ceci : « Lorsque plusieurs candidatures sont enregistrées dans les vingt-quatre heures suivant l’ouverture de la procédure de candidature, l’ordre de ces candidatures est déterminé par tirage au sort en présence d’un représentant du Conseil supérieur du notariat dans les conditions prévues par un arrêté du garde des sceaux, ministre de la justice. »

Un arrêté du 30 mai 2022 fixe les nouvelles modalités du tirage au sort, qui s’effectuent désormais par traitement automatisé.

La loi PLAN INDEPENDANT du 14 février 2022 a créé un nouveau statut de l’entrepreneur individuel, avec une séparation des patrimoines privé et professionnel. Quelle démarche le notaire individuel doit-il réaliser pour bénéficier de cette séparation de patrimoine ?

Aux termes du décret 2022-725 du 28 avril 2022, modifiant l’article R.123-237 du code de commerce et à compter du 15 mai 2022, l’entrepreneur individuel doit, pour bénéficier du nouveau statut d’entrepreneur individuel, faire suive son nom ou nom d’usage précédé ou suivi immédiatement des mots « entrepreneur individuel » ou des initiales « EI ».

Aussi, tout notaire individuel déjà installé doit-il non seulement modifier tous les documents émanant de son office et portant son nom en ajoutant la mention requise, mais aussi mettre à jour toutes les informations précédemment données au tiers (banques, organismes sociaux, fournisseurs, etc…).

Comment transférer un office dans une même zone ?

Dans la circulaire 2020-4 du CSN en date du 16 octobre 2020, était indiqué au paragraphe V que :

« Le transfert d’office donne lieu à une déclaration sur le site OPM dans les 10 jours de la décision, sous condition de non-opposition. Le transfert pourra être effectué dès lors que le délai de 2 mois aura expiré, sans opposition ».

La formulation telle que rédigée en son temps (fin de la seconde vague d’installation) a pu prêter à confusion.

Il faut lire en réalité : « Le transfert d’un office suppose que celui-ci soit effectivement ouvert, avant de pouvoir le déménager (transfert effectif) puis de déposer dans les 10 jours la déclaration de transfert soumise à l’opposition du garde des sceaux. »

J’ai été tiré au sort à la suite de mes actes de candidature à office créé, et serais en rang utile dans au moins une zone. Quelles sont les démarches à accomplir dans l’immédiat ?

En urgence, au plus tard le 28 janvier 2022 avant 23h59, vous devez, si vous entendez poursuivre votre projet d’installation, confirmer par téléprocédure votre candidature dans chacun des dossiers que vous avez ouverts.

Il ne suffit pas de confirmer pour le seul dossier qui vous intéresse ! Si vous avez candidaté dans 5 zones, et quel que soit votre rang dans ces zones, vous devez confirmer votre candidature pour les 5 dossiers.

Un modèle de courrier proposé par la Chancellerie figure ci-après, en lien hypertexte.

Voici ce que publie la Chancellerie sur son site :

Le jeudi 13 janvier 2022, dans les locaux du ministère de la justice se sont déroulées les opérations de tirage au sort permettant de déterminer, pour chaque zone, le rang de classement des demandes de nomination dans un office de notaire à créer, déposées entre le 1er octobre 2022 à 14h (heure de Paris) et le 2 octobre 2022 à 14h (heure de Paris), hors celles exclues en application des articles 51 et 52 du décret n° 73-609 du 5 juillet 1973.

Un procès-verbal a été établi à l’issue de ces opérations et publié sur le site internet OPM – Officiers publics ou ministériels du ministère de la justice, le 17 janvier 2022.

En application du décret n° 2020-949 du 30 juillet 2020, il vous appartient d’exprimer, par écrit, avant vendredi 28 janvier 2022 à 23:59 (heure de Paris), le maintien de l’ensemble de vos demandes ou, à l’inverse, votre éventuelle renonciation à l’intégralité de ces dernières, et ce quel que soit le rang de classement de vos différentes demandes.

Pour ce faire et pour chaque demande, un courrier daté et signé doit être déposé par télé-procédure dans l’espace personnel dont vous disposez sur le portail OPM.

Un modèle joint vous permettra de préciser les trois éléments suivants :

  • le numéro de la demande ;
  • le numéro de la zone d’installation ;
  • le nom de la commune.

En cas de pluralité de demandes, la renonciation à l’une d’entre elles entraînera la caducité de toutes les demandes que vous aurez exprimées.

Enfin, l’absence de dépôt d’un tel courrier dans un seul dossier, aura pour conséquence de rendre caduque la totalité de vos demandes.

 

Puis-je faire une demande de création d’office dans une zone contrôlée ?

En application des dispositions de l’article 50 décret du 5 juillet 1973 modifié par Décret n°2018-971 du 9 novembre 2018 – art. 1, les demandes de création d’offices dans les zones contrôlées peuvent être déposées à compter du premier jour ouvré du huitième mois suivant la publication de la carte d’installation, à 14 heures (heure de Paris), et durant un délai de douze mois à compter de cette date.

Soit à compter du 1er avril 2022 à 14 heures, la nouvelle carte ayant été publiée le 27 août 2021.

Il convient de préciser que, contrairement aux candidatures pour les zones libres d’installation qui pourront donner lieu à tirage au sort, les demandes de création d’offices dans les zones contrôlées seront traitées de manière discrétionnaire par le Garde des sceaux et l’arrêté de création de votre office dans une telle zone sera pris après avis de l’Autorité de la concurrence (article 52-III LOI n° 2015-990 du 6 août 2015 modifié par LOI n°2020-1672 du 24 décembre 2020 – art. 29).

Les notaires nouvellement nommés dans un office créé après tirage au sort, et après prestation de serment, ont-ils ou non la faculté de transférer librement cet office?

En application des dispositions de l’article 2-6 du décret du 26 novembre 1971 (modifié par le décret du 29 juillet 2020), applicable au 1er janvier 2021, un transfert de l’office est possible dans la même zone d’installation dite libre, dès lors qu’est effective l’installation dans la ville de nomination : il ne peut pas s’agir d’une déclaration d’un PROJET de transfert.
Le transfert doit être déclaré à la Chambre, au Parquet, et sur le site OPM, dans les 10 jours du transfert effectif.
Sur ce sujet, en réponse à une question écrite du 30 juin 2020, le Garde des sceaux a précisé le 3 novembre 2020 ce qui suit : « tout office créé est transférable, au besoin, dans n’importe quelle commune de la zone dans laquelle il est implanté ».

La Chancellerie ne tient compte des transferts concernant les offices créés, au sein d’une zone de libre installation, que lorsque figure sur le site « notaires.fr » une adresse correspondant à celle de l’installation effective avant déclaration de transfert, car c’est la preuve que le notaire est bien en relation avec nos instances professionnelles. C’est donc un indice du sérieux de l’installation dans des locaux précis d’une commune précise ¹ .

Le transfert ne peut donc être envisagé qu’après une « vraie » installation, permettant un début d’activité avec : préparation, formalisation, rédaction, comptabilisation d’actes avec des logiciels agréés, ouverture des comptes CDC, l’attribution d’un code CSN et CRPCEN, l’identification au FICEN…
Attention : la chancellerie dispose d’un délai de deux mois pour faire opposition au transfert effectif, délai courant à compter du jour où le déclarant reçoit de la Chancellerie un message l’informant que le dossier est complet.

Observations :
1° Entre le 7 décembre 2020 et le 28 août 2021, aucune carte n’était valide.
Pendant cette période, une procédure PROVISOIRE de demande de transfert a pu être suivie. Cette procédure est terminée.
La tolérance constatée lors des deux premières vagues est terminée. Tout transfert doit être effectué en respectant les textes.


¹ Réponse apportée par la Chancellerie
Nous rappelons en outre que notre Règlement national donne une définition de l’Office à l’article 11 :
« Art. 11 : Locaux de l’office
11.1 Définition
Par office, il faut entendre l’immeuble dans lequel travaillent le ou les notaires et leurs collaborateurs et où est reçue la clientèle. L’office est en principe domicilié dans un seul immeuble ».

Je prévois de prêter serment par écrit (ordonnance 2020-1400 du 18 novembre 2020. Quelles sont les formalités ?

Formule :

Il y a lieu d’adresser un original (et non un courrier électronique) signé au tribunal judiciaire, comportant la formule suivante :

« Je jure de loyalement remplir mes fonctions avec exactitude et probité et d’observer en tout les devoirs qu’elles m’imposent » en application de l’article 57 du décret n°73-609 du 5 juillet 1973 relatif à la formation professionnelle dans le notariat et aux conditions d’accès aux fonctions de notaire.

Date d’effet :

La prestation de serment par écrit ne prendra effet qu’à réception de l’ACCUSE RECEPTION écrit du tribunal judiciaire.

Je cède la totalité de mes titres à la société où j’étais associé, qui les annulera dans le cadre d’une réduction de capital. Quelles démarches dois-je réaliser si je dépose mon dossier après le 1er janvier 2021 ? La situation est-elle la même si je cède mes titres aux autres associés de la société ?

Pour les dossiers déposés à compter du 1er janvier 2021 (décret du 29 juillet 2020) :
Quelle que soit la forme de la société concernée, le demandeur doit faire une double déclaration sur le site OPM ET sur l’adresse courriel dédiée du CSN – déclaration.csn@notaires.fr (traité de cession sous condition suspensive de non-opposition de la chancellerie).

La chancellerie informera par mail d’un changement de statut : le délai ne commencera à courir qu’après mention, par la chancellerie, que la déclaration est complète.

A la fin du délai de 2 mois sans opposition, il faut établir un acte constatant le caractère définitif de la cession et le déposer dans les 30 jours (copie authentique ou acte enregistrés en format .pdf) sur le site OPM et à l’adresse courriel dédiée du CSN.

La procédure est la même en cas de cession aux autres associés.

J’envisage de m’associer avec un avocat dans le cadre d’une même structure (SPE). Quelles précautions dois-je prendre ?

La SPE a pour objet l’exercice en commun de 10 professions : avocat, avocat au Conseil d’Etat et Cour de cassation, commissaire-priseur judiciaire, huissier de justice, notaire, administrateur judiciaire, mandataire judiciaire, conseil en propriété industrielle, commissaire aux comptes et expert-comptable.
Un GUIDE sur la SOCIETE PLURI-PROFESSIONNELLE D’EXERCICE a été publié et mis en ligne sur le portail REAL le 8 juillet 2020. Il est également accessible via le site ANC.
Il est destiné à aider les professionnels à constituer leur SPE en évoquant les points principaux pouvant être sources d’interrogations ou de difficultés :

– Secret professionnel
– Conflits d’intérêts
– Activités commerciales accessoires
– Communication
– Ressources humaines
– Assurance et maniement de fonds
– Comptabilité

Nous attirons tout particulièrement votre attention sur la rédaction de la nécessaire « Lettre de mission » et de celle du Règlement intérieur.
Compte tenu de l’étendue des questions pouvant être posées, vous pouvez prendre contact avec la cellule installation pour vous assister ( assistance-installation.anc@notaires.fr )