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Je prévois de prêter serment par écrit (ordonnance 2020-1400 du 18 novembre 2020. Quelles sont les formalités ?

Formule :

Il y a lieu d’adresser un original (et non un courrier électronique) signé au tribunal judiciaire, comportant la formule suivante :

« Je jure de loyalement remplir mes fonctions avec exactitude et probité et d’observer en tout les devoirs qu’elles m’imposent » en application de l’article 57 du décret n°73-609 du 5 juillet 1973 relatif à la formation professionnelle dans le notariat et aux conditions d’accès aux fonctions de notaire.

Date d’effet :

La prestation de serment par écrit ne prendra effet qu’à réception de l’ACCUSE RECEPTION écrit du tribunal judiciaire.

J’ai été nommé par arrêté du xxx. Compte tenu des circonstances liées au coronavirus, je ne pourrai prêter serment dans le mois du JO ? Comment cela se passera-t’il ?

RAPPEL :

Les notaires prêtent serment devant le tribunal judiciaire (TJ) dans le mois qui suit la publication au Journal Officiel de leur arrêté de nomination, à peine de nullité.

C’est à compter de ce jour qu’ils peuvent exercer, de manière exclusive, leurs fonctions.

Présidée par le président du TJ, cette cérémonie est l’occasion pour le procureur de la République de rappeler « les exigences déontologiques inhérentes à la fonction de notaire, son devoir d’information à l’égard du parquet, mais aussi les sanctions éventuelles en cas de manquement aux obligations ». La prestation de serment s’accompagne du dépôt au greffe du TGI d’un exemplaire du sceau, de la signature et du paraphe du nouveau notaire.

Ces dispositions s’appliquent, sauf exceptions limitativement prévues par des textes spéciaux. Nous vous invitons à vous reporter à ce sujet à la FAQ de l’ANC :
Exemples :
• Le notaire salarié reprenant ses fonctions dans l’année suivant la fin de ses fonctions dans un autre office.
• Le notaire individuel ayant procédé à l’apport de son office à une société.

Deux dispositions exceptionnelles et temporaires se sont déjà appliquées, dans un passé très récent, aux prestations de serment ne pouvant être réalisées dans le délai d’un mois, qui empêchent l’application de la nullité de la nomination :

1. L’ordonnance n° 2020-306 du 25 mars 2020 relative à la prorogation des délais échus pendant la PREMIERE période d’urgence sanitaire et à l’adaptation des procédures pendant cette même période :

2. L’ordonnance n°2020-304 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles applicables aux juridictions de l’ordre judiciaire statuant en matière non pénale :

Dans le cadre de la seconde période d’état d’urgence sanitaire, une troisième disposition est applicable, jusqu’au 16 FEVRIER 2021 :

3. Ordonnance 2020-1400 du 18 novembre 2020

Article 1 – Les dispositions du présent titre sont applicables aux juridictions de l’ordre judiciaire statuant en matière non pénale jusqu’à l’expiration d’un délai d’un mois après la cessation de l’état d’urgence sanitaire déclaré par le décret du 14 octobre 2020 susvisé, et prorogé dans les conditions prévues par l’article L. 3131-13 du code de la santé publique.

Article 7 – Toute prestation de serment devant une juridiction peut être présentée par écrit. Elle comprend la mention manuscrite des termes de la prestation. Cet écrit est déposé auprès de la juridiction compétente qui en accuse réception.

Cette ordonnance crée une nouvelle faculté, pour un notaire, de prêter serment par écrit, faute d’audience possible au Tribunal judiciaire, pour une période temporaire, expirant le 30 septembre 2021 sauf prorogation.

La prestation solennelle devant le TJ demeure la règle.

Dans de nombreux cas (cession d’office, cession de parts dans une SCP, etc…) la prestation de serment doit être nécessairement accompagnée d’un arrêté de caisse avec intervention d’un (des) experts-comptables. Cette règle demeure, même en cas de prestation de serment par écrit !

L’organisation pratique de cet arrêté de caisse se heurte naturellement à la triple difficulté de :

– La fixation de la date effective de la prestation de serment, c’est-à-dire le jour de réception de l’accusé réception,

– La communication fiable et instantanée de cette date aux personnes intéressées : cédant, instances, experts-comptables.

– L’organisation, nécessairement a posteriori – dans la mesure où la date ne peut être connue d’avance – du rendez-vous fixé pour l’arrêté de caisse. Il ne peut être envisagé d’établir cet arrêté de caisse, postérieurement à l’installation du cessionnaire non seulement pour des raisons évidentes de comptabilité mais aussi de l’application des clauses du contrat de cession qui fait logiquement coïncidé l’arrêté de caisse avec la prestation de serment du cessionnaire.

Doivent être ajoutées, notamment, les questions non seulement de la date effective d’effet de la prestation de serment mais aussi de son information, fiable, aux instances en vue, notamment, de l’inscription au FICEN.

Il conviendra que les notaires ayant prêté serment de cette manière transmettent sans délai à la Chambre la copie de la prestation, avec l’accusé-réception-type.

Les éléments ci-dessus, dont la liste n’est pas exhaustive, mettent en exergue le fait que la prestation de serment solennelle doit rester la règle, la prestation par écrit l’exception.

J’envisage de céder mon office à une société dans laquelle je serai associé. Devrai-je re-prêter serment ?

La réponse dépend de la forme de la société cessionnaire de votre office et doit être distinguée de celle d’une opération d’apport (cf. §5. de la question ci-dessus).

– Si la société cessionnaire est une SCP ou une SEL, vous devrez prêter serment de nouveau, le décret du 2/10/1967 et celui du 13/01/1993 ne prévoyant de dispense que pour l’apporteur d’un office.

– Si la société cessionnaire est une société de droit commun, l’article 6 du décret du 29/06/2016 (3ème alinéa) dispose que « L’associé qui a déjà prêté serment n’a pas à renouveler son serment. ».

La chancellerie (position du 17/1/2020) considère que cette dispense concerne les associés de la société, anciens et nouveau (cédant de l’office).

Dans le cadre de la cession d’un office par une STON (SCP ou SEL) à une autre STON (SCP, SEL, Société de droit commun), constituée, notamment, avec les associés de la société cédante, comment se passe le transfert de jouissance et la signature des actes dans la période intermédiaire ?

L’arrêté du garde des sceaux validant l’opération va prononcer :

– le retrait de tous les associés de la société cédante,
– la dissolution de la société cédante,
– la nomination de la société cessionnaire en qualité de titulaire de l’office cédé
– et la nomination des notaires associés de la société cessionnaire.

Attention !

  1. Le retrait des associés de la société cédante est immédiat quelle que soit la forme de la société cédante ;
  2. La nomination des associés de la société cessionnaire, si celle-ci est une SCP ou une SEL, est reportée jusqu’à la date de leur prestation de serment.
  3. Si la société cessionnaire est une société de droit commun (SARL, SAS), les notaires qui ont déjà prêté serment antérieurement (notaire individuel, notaire associé, notaire salarié) n’ont pas à renouveler leur serment (article 6 alinéa 3 du décret du 29 juin 2016). Toutefois, si l’un des notaires associés de la société de droit commun cessionnaire n’a pas antérieurement prêté serment, l’entrée en fonction de tous les notaires associés est reportée à la date de prestation de serment de ce seul associé.

Dans ces conditions et afin d’éviter une rupture dans le service public, il y a lieu de prévoir, au sein de la société cédante, aux conditions de quorum et de majorités prévus dans les statuts, un procès-verbal des associés constatant la dissolution anticipée de la société et la nomination du (des) liquidateurs amiable(s). Ceux-ci seront les anciens notaires associés. Chacun des liquidateurs aura pour rôle et pouvoirs non seulement d’effectuer les opérations de liquidation de la société mais aussi de recevoir les actes en qualité de liquidateur (et non plus de notaire-associé) de la société cédante en attendant la prestation de serment des associés de la société cessionnaire ouvrant sa mise en activité dans l’office.

Pour les SCP : Articles 65 et 66 du décret n°67-868 du 2 octobre 1967

Pour les SEL : Articles 54 et 55 du décret n°93-78 du 13 janvier 1993

Clé REAL : Afin de conserver l’usage de la clé REAL des anciens associés de la société cédante – désigné(s) en qualité de liquidateur(s) – jusqu’au jour de la prestation de serment et de la mise en activité de la société cessionnaire, il y a lieu d’informer l’autorité de certification, impérativement et dès le jour de la publication de l’arrêté au JO évoqué plus haut, de la nomination desdits liquidateurs, par envoi du PV de leur nomination sur l’adresse autorité-certification@notaires.fr

Proposition de résolutions :

  1. Première résolution – Dissolution anticipée – Mise en liquidation amiable

L’assemblée générale extraordinaire, après avoir entendu la lecture du rapport de la gérance, approuve ledit rapport et décide la dissolution anticipée de la Société et sa mise en liquidation amiable, avec effet à compter seulement du jour de la publication de l’arrêté relatif à la dissolution de la Société (« dénomination sociale » – forme), le tout conformément aux dispositions statutaires et des articles 1844-7 et 1844-8 du Code civil.

La Société subsistera pour les besoins de la liquidation jusqu’à la clôture de celle-ci.

L’assemblée générale extraordinaire met fin, sous la condition ci-dessus de publication de l’arrêté relatif à la dissolution de la Société, aux fonctions de la gérance et à compter du jour de ladite publication au JO.

  1. Deuxième résolution – Nomination Liquidateur

L’assemblée générale extraordinaire nomme en qualité de Liquidateur(s) de la Société, pour la durée de la liquidation :

– Nom, Prénoms du Liquidateur demeurant « Numéro et rue » « Code postal » « Ville » lequel a déclaré accepter ses fonctions

– Nom, Prénoms du Liquidateur » demeurant « Numéro et rue » « Code postal » « Ville » lequel a déclaré accepter ses fonctions

…

Le(s) Liquidateur(s) qui représente(nt) la Société pendant le cours de la liquidation est (sont) investi(s) des pouvoirs les plus étendus pour procéder à la liquidation de la Société, la représenter en justice, achever les opérations sociales en cours, passer et signer tous actes et pièces au nom de la société en qualité de liquidateur, réaliser l’actif, même à l’amiable, payer le passif, et répartir le solde disponible entre les associés proportionnellement à leurs droits respectifs.

Il est ici précisé que les actes authentiques qui seront signés par le (s) liquidateur(s) entre la date de publication au JO de l’arrêté prononçant la dissolution de la Société et la prestation de serment des notaires nommés pour exercer leurs fonctions en tant qu’associés de la société (« dénomination sociale » – forme), le seront en ladite qualité de liquidateur. Cette qualité devra impérativement être portée en tête des actes à recevoir.

Cette fonction particulière et professionnelle du (des) liquidateur(s) cessera de plein droit, sans pouvoir renaître, aux jour et heure de la prestation de serment de tous les notaires nommés pour exercer leurs fonctions en tant qu’associés de la société (« dénomination sociale » – forme).

Seule leur fonction de mandataire sociale se poursuivra pour les besoins de la liquidation.

 

FAQ Préambule

Avertissement :

Le Conseil Supérieur du Notariat reçoit quotidiennement de nombreuses demandes d’éclaircissement sur les incidences de la loi Croissance, ayant ou pouvant avoir un impact sur les cessions, l’installation, les structures d’exercices, sur la stratégie managériale, etc.

Le Bureau du Conseil Supérieur du Notariat a donc décidé de confier à l’ANC le soin de mettre en ligne un florilège des questions posées, et des réponses apportées, qui ont été regroupées par thèmes.

L’ensemble de ces questions ne peut évidemment être mis en ligne (des centaines…), mais sont retenues celles considérées comme illustrant l’essentiel des préoccupations exprimées.

C’est, à travers ces questions, l’expression directe des notaires de France. C’est, par les réponses, l’expression d’une doctrine. Dans un environnement de textes d’une rare complexité, la Profession tente en effet de répondre, dans la mesure du possible.

Cette FAQ est enrichie, amendée, corrigée au fil des éclaircissements attendus notamment de la Chancellerie. Par ailleurs, il est rappelé que le Portail REAL contient – outre la présente FAQ – des éléments de réponse à toutes les préoccupations et questionnements des Confrères. On peut ainsi citer le Guide de l’authenticité, le site Management, Mastructure, etc.

Sa lecture incitera tous les notaires exerçant leur ministère en société à revisiter leurs statuts, en raison des évolutions de la loi Croissance et de ses textes d’application.

 

ARTICLE 1 BIS – ORDONNANCE N° 45-2590 DU 2 NOVEMBRE 1945

RELATIVE AU STATUT DU NOTARIAT

« Le notaire peut exercer sa profession soit à titre individuel, soit dans le cadre d’une entité dotée de la personnalité morale, à l’exception des formes juridiques qui confèrent à leurs associés la qualité de commerçant, soit en qualité de salarié d’une personne physique ou morale titulaire d’un office notarial. Il peut également être membre d’un groupement d’intérêt économique ou d’un groupement européen d’intérêt économique ou associé d’une société en participation régie par le titre II de la loi n° 90-1258 du 31 décembre 1990 relative à l’exercice sous forme de sociétés des professions libérales soumises à un statut législatif ou réglementaire ou dont le titre est protégé et aux sociétés de participations financières de professions libérales.

Lorsque la forme juridique d’exercice est une société, le capital social et les droits de vote peuvent être détenus par toute personne exerçant une profession juridique ou judiciaire ou par toute personne légalement établie dans un Etat membre de l’Union européenne, dans un autre Etat partie à l’accord sur l’Espace économique européen ou dans la Confédération suisse qui exerce, dans l’un de ces États, une activité soumise à un statut législatif ou réglementaire ou subordonnée à la possession d’une qualification nationale ou internationale reconnue, et exerçant l’une quelconque desdites professions et, s’il s’agit d’une personne morale, qui satisfait aux exigences de détention du capital et des droits de vote prévues par la loi n° 90-1258 du 31 décembre 1990 précitée .

Toute société doit au moins comprendre, parmi ses associés, un notaire remplissant les conditions requises pour exercer ses fonctions.

Au moins un membre de la profession de notaire exerçant au sein de la société doit être membre du conseil d’administration ou du conseil de surveillance de la société.

Dans le respect des règles de déontologie applicables à chaque profession, un décret en Conseil d’Etat détermine les conditions d’application du présent article. Il présente notamment les conditions d’inscription et d’omission de ces sociétés auprès de l’autorité professionnelle compétente. »

J’ai été personnellement tire au sort, mais loin au niveau du rang. Ayant horodaté le 1er février 2019, mes projets ont évolué, mes chances étant très faibles. Or si je suis prévenu que mon arrêté de nomination est imminent, que pourrai-je faire ?

1° Vous êtes notaire salarié, et entendez le rester :

La démission d’un notaire salarié est donnée sous la condition suspensive de la nomination dans un office créé.

Si vous décidez de ne pas prêter serment, vous devez impérativement prévenir la Chancellerie (site OPM), le Parquet, et la Chambre, avec toutes conséquences sur d’autres candidatures éventuelles que vous auriez pu faire par ailleurs…

2° Vous êtes notaire associé d’une SEL ou d’une société de droit commun, et souhaitez le rester

Le notaire ayant renoncé à prêter serment pour ses nouvelles fonctions est tout simplement maintenu dans ses fonctions de notaire associé exerçant au sein de sa société.
Il devra prévenir la Chancellerie (site OPM), le Parquet et la Chambre, avec toutes conséquences sur d’autres candidatures éventuelles qu’il aurait pu exprimer.

3° Vous êtes notaire associé d’une SCP, et souhaitez le rester

Un notaire ne peut être associé que d’une SCP et ne peut exercer simultanément ni à titre individuel, ni en qualité de membre d’une autre société, quelle qu’en soit la forme, ni en qualité de notaire salarié. L’arrêté portant nomination d’un associé d’une SCP dans un office emporte démission de celui-ci au titre de ses fonctions précédentes Sans présenter un traité de cession de vos parts de SCP, vous ne pourrez donc pas être nommé dans le nouvel office.
La « non-prestation de serment » est donc dans ce cas tout simplement inenvisageable, du seul fait du non-respect des engagements de céder vos parts. La nomination n’aura donc pas lieu.

4° Il existe dans un cas précis un « vide » de Service public notarial entre le retrait et la prestation de serment : celui de l’associé exerçant dans une société unipersonnelle qui cède le Droit de présentation :

• En vertu des dispositions de l’article 2 du décret du 12 juillet 1988, l’arrêté par lequel le garde des sceaux, ministre de la justice, accepte le retrait d’un officier public ou ministériel, membre d’une société titulaire d’un office, prend effet à la date de sa publication au Journal officiel.

• En vertu des dispositions de l’article 21 du décret du 13 janvier 1993, la société (nouvellement constituée) ne peut entrer en fonctions qu’après la prestation de serment de tous ses membres exerçant en son sein la profession de notaire. Ceux-ci n’ont le droit d’instrumenter qu’à compter du jour où ils ont prêté serment.

Cette situation ne concerne pas l’associé d’une société de droit commun car l’article 6 du décret du 29 juin 2016 prévoit (3ème alinéa) que « l’associé qui a déjà prêté serment n’a pas à renouveler son serment ».

Ainsi, lorsqu’un associé d’une société unipersonnelle fait valoir son retrait dans le cadre de la cession de l’office de ladite société à une autre société (SCP ou SEL) spécialement constituée à cet effet, apparaît un délai entre la date du retrait de l’associé de la société cédante (date de publication de l’arrêté au JO) et la date de nomination des associés de la société cessionnaire (date de prestation de serment).

5° En cas d’apport du droit de présentation à une société à créer, il existe une différence de traitement selon la forme de la société bénéficiaire :

– Si la société bénéficiaire est une SCP : le nouvel associé est également dispensé de prêter serment (art. 17 Décret du 2/10/1967). Ici encore, la dispense de prestation de serment prévue au 2ème alinéa, ne concerne que l’associé, précédemment titulaire d’un office, qui a fait apport de son droit de présentation à la société. Dans ce cas seulement, il est dispensé de renouveler son serment.

– Si la société bénéficiaire est une SEL : le nouvel associé doit être nommé par le Garde des Sceaux, Ministre de la Justice (art. 5 décret 13/01/1993), en revanche, il est dispensé de prestation de serment (art. 21 décret 13/01/1993). La dispense de prestation de serment prévue au 3ème alinéa, ne concerne que l’associé, précédemment titulaire d’un office, qui a fait apport de son droit de présentation à la société. Dans ce cas seulement, il est dispensé de renouveler son serment.

– Si la société bénéficiaire est une société de droit commun : l’entrée du nouvel associé n’est pas soumise à agrément. En effet, l’apport doit seulement faire l‘objet d’une déclaration préalable sortie d’un délai d’opposition de 2 mois (art. 11 décret 29 juin 2016).

6° Distinction « démission » et « retrait » :

L’article 2 Décret n°88-814 du 12 juillet 1988 relatif à la nomination et à la cessation de fonctions des officiers publics et ministériels Modifié par Décret n°2016-661 du 20 mai 2016- art. 15 dispose : « L’arrêté par lequel le garde des sceaux, ministre de la justice, accepte la démission d’un officier public ou ministériel ne prend effet qu’à la date de la prestation de serment du successeur ou à la date d’entrée en fonctions du suppléant dans les conditions définies à l’article 3 du décret du 29 février 1956 susvisé.

L’arrêté par lequel le garde des sceaux, ministre de la justice, accepte le retrait d’un officier public ou ministériel, membre d’une société titulaire d’un office, prend effet à la date de sa publication au Journal officiel.

Dans le premier cas, il s’agit d’un Office individuel : le successeur est l’alternative à la suppression de l’Office, et il y a donc prestation de serment en raison du nécessaire relais pour assurer la continuité du Service public notarial.

Dans le second, il s’agit d’une société : le relais n’est pas requis car le départ du cédant n’induit pas la suppression de l’Office. La société perdure avec les autres associés : aucune prestation de serment n’est requise.

7° Je suis notaire salarié dans une SCP dans laquelle je suis cessionnaire de parts sociales. Je devrais incessamment être nommé : devrai-je de nouveau prêter serment ?

Etant donné que vous devenez associé de la STON qui vous employait, l’arrêté de nomination/démission prend effet à la publication au JO.

Vous n’êtes pas tenu, en cette circonstance particulière, de prêter serment : vous êtes immédiatement en fonction en qualité de notaire associé.

Réf : Décret 15 janvier 1993, article 13, dernier alinéa, modifié par le décret 2016-661 du 20 mai 2016.

Je suis associé d’une STON. J’ai été personnellement tiré au sort, en rang utile. Puis-je rester associé dans ma société ?

1° SCP

Si vous êtes associé d’une SCP, vous allez recevoir un courriel de la Chancellerie vous demandant de déposer sur le site OPM le traité de cession de vos parts, car le statut de notaire associé d’une SCP est indissociable de la qualité de notaire. Votre retrait est donc nécessaire, et passe par cette cession. A défaut, votre dossier de nomination ne pourra prospérer. Il convient de noter que cette cession peut ne pas être définitive (comment le serait-elle, dans un délai de 15 jours … ?), mais vous perdez tous vos droits d’associé, n’aurez plus de droit de vote, et plus droit aux bénéfices. Vous ne conservez que vos droits patrimoniaux (la valeur de vos parts). Il en serait de même si vous étiez notaire individuel : la Chancellerie vous demanderait de présenter le traité de cession de votre Office, lequel sera placé sous suppléance, le temps de réaliser la cession définitive. Votre cessionnaire pourrait d’ailleurs parfaitement être suppléant.

2° SEL

Un notaire peut être nommé titulaire d’un office en restant associé d’une SEL, à condition que plus de la moitié des parts de la société reste détenue, directement ou par l’intermédiaire d’une SPFPL, par des notaires en exercice au sein de cette société (art. 5 Loi 31 décembre 1990).

Mais l’article 6 de la loi dispose, par dérogation au A du I de l’article 5 : « 1° Sauf pour les sociétés ayant pour objet l’exercice d’une profession de santé, plus de la moitié du capital et des droits de vote des sociétés d’exercice libéral peut aussi être détenue par des personnes, établies en France ou mentionnées au 6° du B du I de l’article 5, exerçant la profession constituant l’objet social de la société ou par des sociétés de participations financières de professions libérales dans les conditions prévues au II du présent article et au titre IV de la présente loi »

3° Société de droit commun

Un notaire peut être nommé titulaire d’un office, en restant associé d’une société de droit commun (SARL, SAS…), à condition que reste parmi les associés au moins un notaire remplissant les conditions requises pour y exercer ses fonctions.

Rappel : tout notaire associé non exerçant d’une société de droit commun doit impérativement être « Notaire en exercice », individuel ou associé dans une autre structure.

Observation : les statuts pourraient prévoir (en SAS ou SELAS) que l’on ne peut demeurer associé de la STON que si l’on exerce l’activité de notaire libéral au sein d’un des Offices dont est titulaire la société.