Le standard téléphonique peut être assuré – et son coût refacturé – à condition :
– Que la holding ait été agréée pour la sous-traitance,
– Que le respect du secret professionnel entre chacun des offices soit strictement respecté.
Sur les formalités préalables :
La formaliste pourra demander les pièces non caractéristiques de l’activité du notaire (infogreffe, cadastre, pièces bancaires, urbanisme) et en aucun cas les demandes nécessitant une clé REAL, les demandes SAFER, DIA, SPF, FICOBA, FICOVIE, et ce, à condition de l’agrément préalable de la holding.
Sur les formalités postérieures :
La sous-traitance des formalités commerciales est possible, sous condition d’un agrément préalable.
Une SPFPL ne peux effectuer de tâches liées à la production d’un acte au bénéfice des offices de ses filiales.
La mutualisation (formule employée par une STON multi-offices) serait seule possible, dans le respect du secret professionnel.
Sur la comptabilité client :
Chaque office, même détenus par la même société, doit tenir sa propre comptabilité clients.
La mutualisation et la sous-traitance de la comptabilité clients est donc totalement interdite.
(Cf. les définitions de MUTUALISATION et SOUS-TRAITANCE dans le Guide, pages 18 à 20).
Sur la comptabilité office :
La recours à la sous-traitance (facturation de prestations comptables) doit être réalisé dans le strict respect des attributions réservées par la loi aux experts-comptables.
En aucun cas, un notaire peut facturer des prestations comptables à un autre notaire.
La tenue de la comptabilité générale de l’office ne peut être externalisée qu’au profit d’un expert-comptable, en tenant compte des contraintes de notre profession, concernant, notamment, l’obligation de clôture journalière.
Exemple :
Le notaire salarié X, spécialisé en droit des affaires et nommé dans l’office de Société A, travaillerait 2/3 de son temps dans Société A et 1/3 de son temps dans Société B.
Le clerc, salarié de la société B, spécialité dans les VEFA, travaillerait 2/3 de son temps dans la société B et 1/3 de son temps dans la société A.
Chacun des salariés resterait employé respectivement par la société A et la société B ; leur temps « externe » ferait l’objet d’une facturation à l’autre société.
Le GUIDE de la MUTUALISATION et de la SOUS-TRAITANCE précise clairement que la sous-traitance est rigoureusement interdite en matière de rédaction d’actes.
Cette interdiction est notamment justifiée par le respect du principe du secret professionnel.
Par ailleurs, la rédaction d’acte est le cœur du métier du notaire et il ne peut le confier à des personnes autres que son personnel, même compétentes.
Des sanctions pénales et disciplinaires sont encourues en cas de non-respect de cette interdiction.