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Je suis notaire créateur récemment installé et n’ai besoin d’un comptable que quelques heures par jour. Puis-je confier la tenue de ma comptabilité au comptable d’un confrère, qui me refacturera la prestation fournie au temps passé ?

Sur la comptabilité client :

Chaque office, même détenus par la même société, doit tenir sa propre comptabilité clients.

La mutualisation et la sous-traitance de la comptabilité clients est donc totalement interdite.

Sur la comptabilité office :

La recours à la sous-traitance (facturation de prestations comptables) doit être réalisé dans le strict respect des attributions réservées par la loi aux experts-comptables.

En aucun cas, un notaire peut facturer des prestations comptables à un autre notaire.

La tenue de la comptabilité générale de l’office ne peut être externalisée qu’au profit d’un expert-comptable, en tenant compte des contraintes de notre profession, concernant, notamment, l’obligation de clôture journalière.

Plusieurs confrères exercent dans 2 STON (Sté A et Sté B) désirent mettre en commun certains clercs et notaires salariés en fonction de leurs compétences. Est-ce possible ?

Exemple :

Le notaire salarié X, spécialisé en droit des affaires et nommé dans l’office de Société A, travaillerait 2/3 de son temps dans Société A et 1/3 de son temps dans Société B.

Le clerc, salarié de la société B, spécialité dans les VEFA, travaillerait 2/3 de son temps dans la société B et 1/3 de son temps dans la société A.

Chacun des salariés resterait employé respectivement par la société A et la société B ; leur temps « externe » ferait l’objet d’une facturation à l’autre société.

Voici ce que prévoit le RPN sur la sous-traitance :

2.2.1. « Au sens du présent article, le sous-traitant est une personne physique ou morale qui se voit confier, sous sa responsabilité, l’exécution de tâches qui forment l’un des maillons de la chaîne de production de l’office. Il est susceptible de collecter des données, de les intégrer et de les retraiter dans son propre système d’information. Certains prestataires de services ne sauraient être considérés comme des sous-traitants. Ils couvrent des aspects de la vie de l’entreprise sans aucun rapport avec le cœur de métier de l’entreprise cliente – tel est le cas, par exemple, des prestataires de services de nettoyage, de restauration. De même, ne peut être qualifiée de sous-traitant une personne physique exerçant dans l’office sous quelque forme sociale que ce soit (intérimaire, indépendant en société ou non). Celle-ci ne fait donc pas partie des collaborateurs de l’office, mais vient exercer in situ, sous l’autorité du notaire, une activité de renfort au moyen des stricts outils de production de l’office. Elle pourrait néanmoins être amenée à manier dans ce cadre des données confidentielles de l’office, lesquelles, à aucun moment, ne devraient être externalisées ».

2.2.2. « Le notaire, officier public qui établit des actes authentiques ayant date certaine, force probante et force exécutoire, tenu au secret professionnel, effectue les prestations directement liées à l’exercice de son ministère, qui constituent la raison d’être et la spécificité de sa mission. Il ne peut sous-traiter aucune des prestations nécessitant son identification, ni la rédaction de ses actes, ni leur réception. Il ne peut davantage sous-traiter: – la réception des clients; – le conseil; – la consultation, en vue de la signature d’un acte ou dans le cadre de la gestion de patrimoine; – la négociation immobilière; – la gestion locative. Le notaire peut néanmoins, dans le respect de clauses spécifiques de confidentialité et de prérequis assurant le respect du secret professionnel associés à l’opération concernée, sous-traiter certaines tâches administratives liées à l’accomplissement de sa mission, telles que le standard téléphonique, les formalités ne nécessitant pas l’identification du notaire ou de ses collaborateurs, l’archivage physique ou numérique ».

2.2.3. « Le notaire est responsable de la tenue de la comptabilité, au jour le jour. Le caractère d’authenticité est étendu à la comptabilité notariale. Le notaire peut: – soit tenir sa comptabilité dans son office, personnellement ou en ayant recours à un comptable placé sous son autorité; – soit faire tenir sa comptabilité par un expert-comptable. Dans ce cas, il signe un contrat de prestation de service, exclusivement avec un expert-comptable inscrit à l’ordre des experts-comptables. A défaut, outre sa responsabilité professionnelle, il engagerait sa responsabilité pénale ».

 

 

 

Dans le cadre de la cession d’un office par une STON (SCP, SEL) à une autre STON (SCP, SEL), constituée, notamment, avec les associés de la société cédante, comment se passe le transfert de jouissance et la signature des actes dans la période intermédiaire ?

L’arrêté du garde des sceaux validant l’opération va prononcer :

– le retrait de tous les associés de la société cédante,
– la dissolution de la société cédante,
– la nomination de la société cessionnaire en qualité de titulaire de l’office cédé,
– et la nomination des notaires associés de la société cessionnaire.

Attention !

  1. Le retrait des associés de la société cédante est immédiat quelle que soit la forme de la société cédante ;
  2. La nomination des associés de la société cessionnaire, si celle-ci est une SCP ou une SEL, est reportée jusqu’à la date de leur prestation de serment, le cas échéant. Pour rappel, les associés ayant déjà prêté serment dans le passé n’ont pas à renouveler leur prestation.

Dans ces conditions et afin d’éviter une rupture dans le service public, il y a lieu de prévoir, au sein de la société cédante, aux conditions de quorum et de majorités prévus dans les statuts, un procès-verbal des associés constatant la dissolution anticipée de la société et la nomination du (des) liquidateurs amiable(s). Ceux-ci seront les anciens notaires associés. Chacun des liquidateurs aura pour rôle et pouvoirs non seulement d’effectuer les opérations de liquidation de la société mais aussi de recevoir les actes en qualité de liquidateur (et non plus de notaire-associé) de la société cédante en attendant la prestation de serment des associés de la société cessionnaire ouvrant sa mise en activité dans l’office.

Pour les SCP : Articles 76 et 77 du décret n° 2024-873 du 14 août 2024

Pour les SEL : Articles 216 et 217 du décret n° 2024-873 du 14 août 2024

Clé REAL : Afin de conserver l’usage de la clé REAL des anciens associés de la société cédante – désigné(s) en qualité de liquidateur(s) – jusqu’au jour de la prestation de serment et de la mise en activité de la société cessionnaire, il y a lieu d’informer l’autorité de certification, impérativement et dès le jour de la publication de l’arrêté au JO évoqué plus haut, de la nomination desdits liquidateurs, par envoi du PV de leur nomination sur l’adresse autorite-certification@notaires.fr

Proposition de résolutions :

  1. Première résolution – Dissolution anticipée – Mise en liquidation amiable

L’assemblée générale extraordinaire, après avoir entendu la lecture du rapport de la gérance, approuve ledit rapport et décide la dissolution anticipée de la Société et sa mise en liquidation amiable, avec effet à compter seulement du jour de la publication de l’arrêté relatif à la dissolution de la Société (« dénomination sociale » – forme), le tout conformément aux dispositions statutaires et des articles 1844-7 et 1844-8 du Code civil.

La Société subsistera pour les besoins de la liquidation jusqu’à la clôture de celle-ci.

L’assemblée générale extraordinaire met fin, sous la condition ci-dessus de publication de l’arrêté relatif à la dissolution de la Société, aux fonctions de la gérance et à compter du jour de ladite publication au JO.

  1. Deuxième résolution – Nomination Liquidateur

L’assemblée générale extraordinaire nomme en qualité de Liquidateur(s) de la Société, pour la durée de la liquidation :

– Nom, Prénoms du Liquidateur demeurant « Numéro et rue » « Code postal » « Ville » lequel a déclaré accepter ses fonctions

– Nom, Prénoms du Liquidateur » demeurant « Numéro et rue » « Code postal » « Ville » lequel a déclaré accepter ses fonctions

…

Le(s) Liquidateur(s) qui représente(nt) la Société pendant le cours de la liquidation est (sont) investi(s) des pouvoirs les plus étendus pour procéder à la liquidation de la Société, la représenter en justice, achever les opérations sociales en cours, passer et signer tous actes et pièces au nom de la société en qualité de liquidateur, réaliser l’actif, même à l’amiable, payer le passif, et répartir le solde disponible entre les associés proportionnellement à leurs droits respectifs.

Il est ici précisé que les actes authentiques qui seront signés par le (s) liquidateur(s) entre la date de publication au JO de l’arrêté prononçant la dissolution de la Société et la prestation de serment des notaires nommés pour exercer leurs fonctions en tant qu’associés de la société (« dénomination sociale » – forme), le seront en ladite qualité de liquidateur. Cette qualité devra impérativement être portée en tête des actes à recevoir.

Cette fonction particulière et professionnelle du (des) liquidateur(s) cessera de plein droit, sans pouvoir renaître, aux jour et heure de la prestation de serment de tous les notaires nommés pour exercer leurs fonctions en tant qu’associés de la société (« dénomination sociale » – forme).

Seule leur fonction de mandataire sociale se poursuivra pour les besoins de la liquidation.

 

Quelle nature de revenus vais-je percevoir, en qualité de notaire exerçant dans une SAS ou SELAS à l’IS ?

Les rémunérations que vous percevez en tant que notaire libéral ont la nature de bénéfices non commerciaux et sont assujettis à l’impôt sur le revenu dans la catégorie correspondante ¹.

Il y aura donc une déclaration IS pour la STON, et une déclaration BNC pour chacun des associés pour leur rémunération personnelle telle que fixée en début d’exercice et régularisée en fin d’exercice. Cette rémunération est versée (surtout !) sans aucune facturation à faire.

¹ Conseil d’Etat – 8e et 3e chambres réunies – 8 décembre 2017 N°409429 ECLI:FR:CECHR:2017:409429.20171208 – Publiés aux tables du Recueil Lebon

Peut-on distribuer des bénéfices d’un exercice en cours ou clos avant que les comptes de cet exercice aient été approuvés ?

  • SCP

Extraits du Mémento pratique – Sociétés civiles  – éditions FRANCIS LEFEBVRE  

N°18620

Affectation des bénéfices

La répartition des bénéfices s’effectue conformément aux statuts. Ces derniers doivent non seulement fixer les droits auxquels chaque associé à vocation en cas de distribution de dividendes, mais aussi les modalités de répartition de ce dividende (majorité requise pour décider de la distribution, condition de mise en paiement, etc.).

À cet égard, les associés des sociétés civiles disposent d’une liberté que n’ont pas les membres des sociétés commerciales, en effet :

  1. Contrairement aux sociétés par actions ou aux sociétés à responsabilité limitée, il n’est pas obligatoire de prélever sur les bénéfices la somme nécessaire pour constituer une réserve légale ;
  2. Aucun délai n’est imposé pour la mise en paiement du bénéfice, alors que, dans les sociétés commerciales, le paiement du dividende doit être effectué dans les neuf mois qui suivent la clôture de l’exercice, sauf prolongation de ce délai par décision de justice ;
  3. Les dividendes peuvent être payés en plusieurs fois et il n’existe, pour les sociétés civiles, aucune réglementation limitant la possibilité de versement d’acomptes.

Les associés peuvent aussi décider de mettre les bénéfices en réserve, et de ne procéder à aucune distribution, mais cette décision doit être justifiée par l’intérêt social et non par l’intérêt personnel des associés majoritaires.

À défaut de dispositions statutaires sur la répartition des bénéfices, ceux-ci doivent être attribués aux associés au prorata de leurs droits dans le capital, l’apporteur en industrie recevant une part égale à celle de l’associé qui a le moins apporté (C. civ. art. 1844-1, al.1).

La décision des associés quant à la mise en distribution des bénéfices est sans incidence sur le régime fiscal applicable à ces bénéfices, sauf en cas d’option pour l’impôt sur les sociétés.

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La comptabilisation de l’affectation du résultat bénéficiaire dépend de la décision de l’assemblée générale.

L’action en paiement des bénéfices distribués se prescrit par cinq ans (C. civ. art. 2224)

Ce délai commence à courir qu’à partir du jour où la décision de l’assemblée des associés de distribuer a été prise (Cass. com. 19-9-2006 n° 1004).

Avant le 19 juin 2008, date d’entrée en vigueur de la loi du 17 juin 2008 sur la réforme de la prescription, l’action se prescrivait par 30 ans.

N°18630

Affectation des pertes

En cas de perte, la collectivité des associés peut :

–  ou bien l’imputer sur des comptes de réserves, s’il en existe ;

–  ou bien la laisser subsister dans un compte « Report à nouveau (solde débiteur) » et utiliser les bénéfices ultérieurs par priorité à l’apurement de ce compte.

Les associés peuvent aussi décider de prendre les pertes à leur charge. Dans ce cas, la répartition est effectuée selon les modalités prévues dans les statuts. En l’absence de clause statutaire, chaque associé doit supporter une part des pertes proportionnelle à ses droits dans le capital, l’apporteur en industrie étant soumis au même régime que l’associé qui a le moins apporté (C. civ. art. 1844).

Remarques

  1. Comme pour les bénéfices, la décision des associés quant à l’affectation des pertes est sans conséquence sur le plan fiscal.2.  La notion de « perte sociale » ou de « déficit social » doit être distinguée de celle de « dette sociale ». La première concerne les rapports des associés entre eux, la seconde ceux de la société (et, éventuellement, des associés en raison de leur responsabilité indéfinie) avec les tiers ; une société peut très bien avoir subi des pertes et n’avoir pourtant aucune dette envers les tiers, et inversement.

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  • SOCIETE A L’IS – SEL –

Réponse 6.601. DISTRIBUTION D’ACOMPTES SUR DIVIDENDES

Introduction

  1. La présente norme a pour objet de définir des principes fondamentaux et de préciser leurs modalités d’application concernant l’intervention du commissaire aux comptes, prévue par la loi, en cas de distribution d’acomptes sur dividendes par une société commerciale.
  1. Le commissaire aux comptes vérifie que le bilan, établi par la société en vue de la distribution d’un acompte sur dividendes, fait apparaître un bénéfice net distribuable, tel que défini par la loi, suffisant pour en permettre la distribution.

Le commissaire aux comptes établit un rapport dans lequel il certifie, en application des dispositions de l’article L.232 – 12 al.2 du code de commerce ou le cas échéant, refuse de certifier, que le bénéfice net distribuable est au moins égal au montant des acomptes sur dividendes dont la distribution est envisagée.

  1. Dans cette norme, l’expression « bénéfice net distribuable » s’entend du bénéfice réalisé depuis la date de clôture de l’exercice précédent après constitution des amortissements et provisions nécessaires, et déduction faite, s’il en existe, des pertes antérieures (report à nouveau débiteur), des sommes à porter en réserve, en application de la loi ou des statuts, et après prise en compte du report à nouveau bénéficiaire (créditeur).

Champ d’application

  1. La présente norme est mise en œuvre dans toutes les sociétés commerciales lorsque l’organe compétent de la société décide de procéder à la distribution d’acomptes sur dividendes, à valoir sur les dividendes d’un exercice en cours ou clos avant que les comptes de cet exercice aient été approuvés. 

Obligations de la société

  1. La distribution d’acomptes sur dividendes nécessite l’établissement d’un bilan, soit à une date intermédiaire au cours de l’exercice, soit à la date de clôture de l’exercice.

Lorsque le bilan est établi à une date intermédiaire au cours de l’exercice, la société fait application de la recommandation du CNC n° 99.R.01 relative aux comptes intermédiaires.

Lorsque le bilan est établi à la date de clôture de l’exercice, la société fait application du référentiel comptable applicable aux comptes annuels.

  1. La responsabilité d’arrêter les comptes établis en vue de la distribution envisagée appartient à l’organe de la société ayant qualité pour décider de répartir un acompte à valoir sur le dividende et pour fixer le montant et la date de la répartition.

Il peut s’agir, selon la forme de la société commerciale concernée, du conseil d’administration, du directoire, du (des) gérant(s) ou du président.

  1. En application des dispositions de l’article D.245-1 al. 2, pour les sociétés dont les actions sont admises aux négociations sur un marché réglementé, le montant d’un acompte sur dividende ne peut être inférieur à 0,76 euro par action.

Le décret n° 2002- 803 du 3 mai 2002 portant application de la loi NRE du 15 mai 2001, dans son article 58, a abrogé cet alinéa. Il n’y a donc plus de minimum à respecter pour le montant de l’acompte versé.

  1. Dans le cas où la société est dotée d’un ou plusieurs commissaires aux comptes, l’intervention prévue par l’article L. 232- 12 du Code de commerce relève de leur compétence.

Dans le cas où la société n’est pas dotée d’un commissaire aux comptes, désigné sur une base volontaire ou en application de la loi, il appartient au(x) gérant(s) de procéder à la désignation d’un commissaire aux comptes inscrit à l’effet de réaliser l’intervention prévue par la loi. En ce cas, le commissaire aux comptes convient avec la direction de la société des termes et conditions de sa mission.

  1. Il doit être mis à la disposition du commissaire aux comptes les comptes intermédiaires ou annuels dans des délais suffisants, compte tenu du calendrier envisagé, pour permettre à celui-ci d’effectuer ses contrôles.

Nature et objectifs de l’intervention du commissaire aux comptes

  1. L’intervention du commissaire aux comptes relève des « autres interventions définies » par la loi, prévues par le cadre conceptuel des interventions du commissaire aux comptes. Elle a pour objectif « l’appréciation d’une valeur par rapport à des critères identifiés et au regard d’objectifs définis ».

L’appréciation du commissaire aux comptes porte sur le montant du bénéfice distribuable tel que défini par la loi et déterminé selon le référentiel comptable applicable au regard de son caractère suffisant par rapport au montant des acomptes sur dividendes dont la distribution est envisagée.

Afin de répondre aux dispositions de l’article L.232- 12 al. 2 du Code de commerce, l’assurance obtenue par le commissaire aux comptes est exprimée sous une forme positive.

Diligences

  1. Les procédures d’audit à mettre en œuvre par le commissaire aux comptes sur les comptes établis en vue de la distribution des acomptes tiennent compte de l’objectif de son intervention tel que précisé ci-dessous.

Pour définir la nature et l’étendue de ses travaux, le commissaire aux comptes prend en considération sa connaissance générale de la société et de ses activités, de ses systèmes comptables et de contrôle interne, et fixe un seuil de signification qui tient compte de l’écart existant entre le montant des acomptes sur dividendes dont la distribution est envisagée et le montant du bénéfice net distribuable.

  1. Lorsqu’il est le commissaire aux comptes de la société, le commissaire aux comptes prend également en considération l’opinion exprimée sur les comptes de l’exercice précédent et, le cas échéant, sur les comptes intermédiaires soumis à son contrôle.

Il effectue également un suivi des domaines sensibles relevés lors de l’audit ou de l’examen limité de comptes effectués au titre de l’exercice précédent.

  1. Lorsque le commissaire aux comptes intervient pour la première fois au sein de la société, ses procédures sur les comptes établis en vue de la distribution des acomptes sur dividendes sont sensiblement plus développées, notamment afin d’acquérir une connaissance suffisante de la société et de ses risques lui permettant d’orienter efficacement sa mission. Par ailleurs, il fait application de la norme
    2- 405 « Contrôle du bilan d’ouverture de l’exercice d’entrée en fonction du commissaire aux comptes».
  1. Le commissaire aux comptes adapte ses objectifs de contrôle à la nature de son intervention. Ceux-ci sont essentiellement orientés dans la recherche :

– Des surévaluations d’actifs,

– Des sous-évaluations de passifs.

À cet égard, une attention particulière est apportée à :

– La permanence des méthodes comptables et de leurs modalités d’application,

– L’indépendance des exercices (ou des périodes),

– La recherche d’engagements qui pourraient se dénouer avant la clôture et avoir une incidence défavorable sur le résultat,

– La survenance d’événements postérieurs.

  1. Bien qu’un acompte sur dividende régulièrement versé ne constitue pas un dividende fictif, le commissaire aux comptes est attentif aux risques que présente, quant à sa réalité et à sa sincérité, la détermination d’un bénéfice en cours d’exercice qui pourrait être remis en cause à la fin de cet exercice.

Rapport

  1. À l’issue de ses travaux, si le commissaire aux comptes estime que le bénéfice net distribuable n’est pas au moins égal au montant des acomptes dont la distribution est envisagée, il en informe l’organe compétent (conseil d’administration ou directoire, gérant(s) ou président) en soulignant qu’il n’est pas possible de procéder à une telle distribution. L’organe compétent pourra ainsi, le cas échéant, modifier le montant des acomptes envisagés.
  1. Le commissaire aux comptes établit, à l’attention de l’organe compétent de la société, un rapport certifiant que le bénéfice net distribuable est au moins égal au montant des acomptes sur dividendes dont la distribution est envisagée.

S’il est conduit à assortir sa certification de réserves sur le montant du bénéfice net distribuable, le commissaire aux comptes précise si celles-ci affectent la distribution des acomptes sur dividendes envisagée.

S’il est conduit à exprimer un refus de certifier, le commissaire aux comptes précise qu’en conséquence il n’est pas possible de procéder à la distribution envisagée.

Est-il possible, en accord avec son employeur, de continuer à travailler après avoir été nommé, le temps de terminer de mettre en place son projet (financement, locaux…) ?

La réponse est non, cela est impossible.

La prestation de serment, même non suivie d’un début d’exercice concomitant, fait obstacle à toute autre activité professionnelle, sous quelque forme que ce soit, et sous quelque statut que ce soit (clerc, notaire assistant, avocat, etc.).

Un notaire, Officier public, est donc « inemployable » par ailleurs. Sa seule activité est celle de notaire, nommé par arrêté du Garde des sceaux, pour exercer au lieu d’activité déclaré, qu’il exerce déjà ou non.

Rappel : dès la prestation de serment, un notaire n’est plus « demandeur d’emploi » …