Comment transférer un office dans une même zone ?

Accueil > FAQS > Transferts

Catégories : Transferts

Comment transférer un office dans une même zone ?

Dans la circulaire 2020-4 du CSN en date du 16 octobre 2020, était indiqué au paragraphe V que :

« Le transfert d’office donne lieu à une déclaration sur le site OPM dans les 10 jours de la décision, sous condition de non-opposition. Le transfert pourra être effectué dès lors que le délai de 2 mois aura expiré, sans opposition ».

La formulation telle que rédigée en son temps (fin de la seconde vague d’installation) a pu prêter à confusion.

Il faut lire en réalité : « Le transfert d’un office suppose que celui-ci soit effectivement ouvert, avant de pouvoir le déménager (transfert effectif) puis de déposer dans les 10 jours la déclaration de transfert soumise à l’opposition du garde des sceaux. »

Les notaires nouvellement nommés dans un office créé après tirage au sort, et après prestation de serment, ont-ils ou non la faculté de transférer librement cet office?

En application des dispositions de l’article 2-6 du décret du 26 novembre 1971 (modifié par le décret du 29 juillet 2020), applicable au 1er janvier 2021, un transfert de l’office est possible dans la même zone d’installation dite libre, dès lors qu’est effective l’installation dans la ville de nomination : il ne peut pas s’agir d’une déclaration d’un PROJET de transfert.
Le transfert doit être déclaré à la Chambre, au Parquet, et sur le site OPM, dans les 10 jours du transfert effectif.
Sur ce sujet, en réponse à une question écrite du 30 juin 2020, le Garde des sceaux a précisé le 3 novembre 2020 ce qui suit : « tout office créé est transférable, au besoin, dans n’importe quelle commune de la zone dans laquelle il est implanté ».

La Chancellerie ne tient compte des transferts concernant les offices créés, au sein d’une zone de libre installation, que lorsque figure sur le site « notaires.fr » une adresse correspondant à celle de l’installation effective avant déclaration de transfert, car c’est la preuve que le notaire est bien en relation avec nos instances professionnelles. C’est donc un indice du sérieux de l’installation dans des locaux précis d’une commune précise ¹ .

Le transfert ne peut donc être envisagé qu’après une « vraie » installation, permettant un début d’activité avec : préparation, formalisation, rédaction, comptabilisation d’actes avec des logiciels agréés, ouverture des comptes CDC, l’attribution d’un code CSN et CRPCEN, l’identification au FICEN…
Attention : la chancellerie dispose d’un délai de deux mois pour faire opposition au transfert effectif, délai courant à compter du jour où le déclarant reçoit de la Chancellerie un message l’informant que le dossier est complet.

Observations :
1° Entre le 7 décembre 2020 et le 28 août 2021, aucune carte n’était valide.
Pendant cette période, une procédure PROVISOIRE de demande de transfert a pu être suivie. Cette procédure est terminée.
2° La tolérance constatée lors des deux premières vagues est terminée. Tout transfert doit être effectué en respectant les textes.

¹ Réponse apportée par la Chancellerie
Nous rappelons en outre que notre Règlement national donne une définition de l’Office à l’article 11 :
« Art. 11 : Locaux de l’office
11.1 Définition
Par office, il faut entendre l’immeuble dans lequel travaillent le ou les notaires et leurs collaborateurs et où est reçue la clientèle. L’office est en principe domicilié dans un seul immeuble ».

FAQ Préambule

Avertissement :

Le Conseil Supérieur du Notariat reçoit quotidiennement de nombreuses demandes d’éclaircissement sur les incidences de la loi Croissance, ayant ou pouvant avoir un impact sur les cessions, l’installation, les structures d’exercices, sur la stratégie managériale, etc.

Le Bureau du Conseil Supérieur du Notariat a donc décidé de confier à l’ANC le soin de mettre en ligne un florilège des questions posées, et des réponses apportées, qui ont été regroupées par thèmes.

L’ensemble de ces questions ne peut évidemment être mis en ligne (des centaines…), mais sont retenues celles considérées comme illustrant l’essentiel des préoccupations exprimées.

C’est, à travers ces questions, l’expression directe des notaires de France. C’est, par les réponses, l’expression d’une doctrine. Dans un environnement de textes d’une rare complexité, la Profession tente en effet de répondre, dans la mesure du possible.

Cette FAQ est enrichie, amendée, corrigée au fil des éclaircissements attendus notamment de la Chancellerie. Par ailleurs, il est rappelé que le Portail REAL contient – outre la présente FAQ – des éléments de réponse à toutes les préoccupations et questionnements des Confrères. On peut ainsi citer le Guide de l’authenticité, le site Management, Mastructure, etc.

Sa lecture incitera tous les notaires exerçant leur ministère en société à revisiter leurs statuts, en raison des évolutions de la loi Croissance et de ses textes d’application.

 

ARTICLE 1 BIS – ORDONNANCE N° 45-2590 DU 2 NOVEMBRE 1945

RELATIVE AU STATUT DU NOTARIAT

« Le notaire peut exercer sa profession soit à titre individuel, soit dans le cadre d’une entité dotée de la personnalité morale, à l’exception des formes juridiques qui confèrent à leurs associés la qualité de commerçant, soit en qualité de salarié d’une personne physique ou morale titulaire d’un office notarial. Il peut également être membre d’un groupement d’intérêt économique ou d’un groupement européen d’intérêt économique ou associé d’une société en participation régie par le titre II de la loi n° 90-1258 du 31 décembre 1990 relative à l’exercice sous forme de sociétés des professions libérales soumises à un statut législatif ou réglementaire ou dont le titre est protégé et aux sociétés de participations financières de professions libérales.

Lorsque la forme juridique d’exercice est une société, le capital social et les droits de vote peuvent être détenus par toute personne exerçant une profession juridique ou judiciaire ou par toute personne légalement établie dans un Etat membre de l’Union européenne, dans un autre Etat partie à l’accord sur l’Espace économique européen ou dans la Confédération suisse qui exerce, dans l’un de ces États, une activité soumise à un statut législatif ou réglementaire ou subordonnée à la possession d’une qualification nationale ou internationale reconnue, et exerçant l’une quelconque desdites professions et, s’il s’agit d’une personne morale, qui satisfait aux exigences de détention du capital et des droits de vote prévues par la loi n° 90-1258 du 31 décembre 1990 précitée .

Toute société doit au moins comprendre, parmi ses associés, un notaire remplissant les conditions requises pour exercer ses fonctions.

Au moins un membre de la profession de notaire exerçant au sein de la société doit être membre du conseil d’administration ou du conseil de surveillance de la société.

Dans le respect des règles de déontologie applicables à chaque profession, un décret en Conseil d’Etat détermine les conditions d’application du présent article. Il présente notamment les conditions d’inscription et d’omission de ces sociétés auprès de l’autorité professionnelle compétente. »

Puis-je transférer mon office créé, sans que ce dernier soit matériellement ouvert, dans une autre ville de la même zone d’installation après ma prestation de serment?

Il est précisé ce qui suit, dans la Foire aux Questions, en ligne sur le portail OPM (version novembre 2020):

Une fois ma demande déposée, puis-je modifier le lieu d’implantation de l’office ?
« Non. Cependant, dès lors que vous êtes nommé et avez prêté serment en qualité de titulaire d’un office créé ou d’officier ministériel associé d’une société titulaire d’un office créé, le transfert de l’office dans une autre ville de la même zone est immédiatement envisageable, s’il est constaté que vous vous êtes bien enregistré auprès des instances professionnelles. »

Il n’y a pas nécessité de solliciter les Instances afin d’obtenir un accord préalable au transfert, mais l’enregistrement auprès des instances suppose que vous soyez déjà installé.

La Chancellerie ne tient compte des transferts concernant les offices créés, au sein d’une zone de libre installation, que lorsque figure sur le site « notaires.fr » une adresse correspondant à celle de l’installation effective avant déclaration de transfert, car c’est la preuve que le notaire est bien en relation avec nos instances professionnelles. C’est donc un indice du sérieux de l’installation dans des locaux précis d’une commune précise¹ .
Le transfert ne peut donc être envisagé qu’après une « vraie » installation, permettant un début d’activité avec : préparation, formalisation, rédaction, comptabilisation d’actes, avec des logiciels agréés, ouverture des comptes CDC, l’attribution d’un code CSN et CRPCEN, l’identification au FICEN…

Attention : la chancellerie dispose d’un délai de deux mois pour faire opposition au transfert effectif, délai courant à compter du jour où le déclarant reçoit de la Chancellerie un message l’informant que le dossier est complet.
Observations :

1° Entre le 7 décembre 2020 et le 28 août 2021, aucune carte n’était valide.
Pendant cette période, une procédure PROVISOIRE de demande de transfert a pu être suivie. Cette procédure est terminée.

2° La tolérance constatée lors des deux premières vagues est terminée. Tout transfert doit être effectué en respectant les textes.

¹ Réponse apportée par la Chancellerie
Nous rappelons en outre que notre Règlement national donne une définition de l’Office à l’article 11 :
« Art. 11 : Locaux de l’office
11.1 Définition
Par office, il faut entendre l’immeuble dans lequel travaillent le ou les notaires et leurs collaborateurs et où est reçue la clientèle. L’office est en principe domicilié dans un seul immeuble ».

Le notaire qui opère son transfert dans la même zone mais qui change de département doit-il maintenir ou changer ses comptes auprès de la Caisse des Dépôts et Consignations ?

Pour la Caisse des Dépôts et Consignations, il s’agit simplement de modifier informatiquement le numéro du client (appelé numéro de tiers).

Toutefois, le notaire peut et a, tout intérêt à transférer ses comptes en conservant ses numéros actuels, et ce, pour des raisons pratiques (suivi bancaire, comptabilité, prélèvements sur compte Office, suivi lors des inspections, etc.).

Où se signent les actes authentiques entre la période de déclaration de transfert et le transfert effectif ?

En zone d’installation libre : La question est sans objet, la déclaration de transfert ne pouvant être réalisée, conformément aux dispositions de l’article 2-6 du décret du 26 novembre 1971, qu’après installation effective.

En zone contrôlée : les actes authentiques se signent dans l’ancien office tant que le transfert n’a pas été autorisé par arrêté du garde des sceaux.

Concernant la procédure de déclaration de transfert, à ce jour doit-on utiliser la lettre recommandée avec accusé de réception ou la procédure électronique via le site OPM ?

A l’exception des départements du Bas-Rhin, du Haut-Rhin et de la Moselle, les demandes et déclarations de transfert s’effectuent exclusivement par téléprocédure :

Article 2-6 du décret du 26 novembre 1971 _ (Modifié par Décret n°2020-931 du 29 juillet 2020 – art. 7)

I. – Le transfert d’un office est le déplacement du siège de cet office au sein d’une même zone, parmi celles mentionnées au I ou au III de l’article 52 de la loi n° 2015-990 du 6 août 2015 pour la croissance, l’activité et l’égalité des chances économiques.

Le déplacement du siège d’un office à l’intérieur d’une même commune et dans les limites d’une même zone ne constitue pas un transfert. Le titulaire doit toutefois en informer le garde des sceaux, ministre de la justice, le procureur général et la chambre des notaires dans un délai de dix jours.

II. – Le transfert d’un office au sein de l’une des zones mentionnées au I de l’article 52 de la loi du 6 août 2015 susmentionnée fait l’objet d’une déclaration, au plus tard dans un délai de dix jours à compter de ce transfert, auprès du bureau du Conseil supérieur du notariat, de la chambre des notaires et du procureur général près la cour d’appel dans le ressort de laquelle l’office a été transféré ainsi que, le cas échéant, de la chambre des notaires et du procureur général près la cour d’appel dans le ressort de laquelle était initialement établi l’office.

La déclaration est également adressée, dans le même délai, au garde des sceaux, ministre de la justice, qui peut, par décision motivée et dans un délai de deux mois à compter de cette déclaration, faire opposition au transfert.

III. – Le transfert d’un office au sein de l’une des zones mentionnées au III de l’article 52 de la loi du 6 août 2015 susmentionnée est autorisé par arrêté du garde des sceaux, ministre de la justice.

IV. – Dans les départements du Bas-Rhin, du Haut-Rhin et de la Moselle, le transfert d’un office au sein du même département ou entre ces départements est autorisé par arrêté du garde des sceaux, ministre de la justice.

V. – Les demandes et déclarations prévues aux I, II et III sont transmises au garde des sceaux, ministre de la justice, par téléprocédure sur le site internet du ministère de la justice et au bureau du Conseil supérieur du notariat, par téléprocédure. Les demandes prévues au IV sont transmises par lettre recommandée avec accusé de réception.

Conformément à l’article 17 du décret n° 2020-931 du 29 juillet 2020, ces dispositions entrent en vigueur le 1er janvier 2021. Elles s’appliquent aux déclarations déposées à compter de cette date.

En cas de transfert d’Office notarial créé, dans la même zone d’installation, dans le même département ou dans un autre, le notaire ayant prêté serment au TGI du lieu de nomination doit-il prêter serment à nouveau, dans le TGI dont dépend la commune où est transférée l’installation ?

Le transfert d’office est défini par l’article 2-6 I du Décret n°71-942 du 26 novembre 1971 comme étant le déplacement du siège de cet office au sein d’une même zone.

Concernant le transfert dans les zone vertes, l’article 2-6 II du Décret n°71-942 du 26 novembre 1971, modifié par le décret du 29 juillet 2020 dispose que « Le transfert d’un office au sein de l’une des zones mentionnées au I de l’article 52 de la loi du 6 août 2015 susmentionnée fait l’objet d’une DECLARATION, au plus tard dans un délai de dix jours à compter de ce transfert, auprès du bureau du Conseil supérieur du notariat, de la chambre des notaires et du procureur général près la cour d’appel dans le ressort de laquelle l’office a été transféré ainsi que, le cas échéant, de la chambre des notaires et du procureur général près la cour d’appel dans le ressort de laquelle était initialement établi l’office.

La déclaration est également adressée, dans le même délai, au garde des sceaux, ministre de la justice, qui peut, par décision motivée et dans un délai de deux mois à compter de cette déclaration, faire opposition au transfert. »

Il en ressort que le transfert d’office dans une zone verte doit être effectif (déménagement, ouverture de l’office au public…) antérieurement à la déclaration au garde des sceaux.

Attention toutefois au délai d’opposition de DEUX mois dont dispose le garde des sceaux.

Ce délai court à compter de l’acceptation du dossier complet par OPM.

Contrairement au transfert dans les zones vertes, le transfert d’un office au sein d’une zone rouge (contrôlée) doit être AUTORISÉ par arrêté du garde des sceaux (article 2-6 III du Décret n°71-942 du 26 novembre 1971, modifié par le décret du 29 juillet 2020). La demande est donc préalable.

Le transfert d’office ne donne pas lieu à renouvellement du serment indépendamment de la zone et du changement du TJ, le titulaire de l’office ne changeant pas.

¹ Il est renvoyé sur ce sujet à la FQ OPM récemment mise à jour