Plusieurs confrères exercent dans 2 STON (Sté A et Sté B) désirent mettre en commun certains clercs et notaires salariés en fonction de leurs compétences. Est-ce possible ?

Exemple :

Le notaire salarié X, spécialisé en droit des affaires et nommé dans l’office de Société A, travaillerait 2/3 de son temps dans Société A et 1/3 de son temps dans Société B.

Le clerc, salarié de la société B, spécialité dans les VEFA, travaillerait 2/3 de son temps dans la société B et 1/3 de son temps dans la société A.

Chacun des salariés resterait employé respectivement par la société A et la société B ; leur temps « externe » ferait l’objet d’une facturation à l’autre société.

Voici ce que prévoit le RPN sur la sous-traitance :

2.2.1. « Au sens du présent article, le sous-traitant est une personne physique ou morale qui se voit confier, sous sa responsabilité, l’exécution de tâches qui forment l’un des maillons de la chaîne de production de l’office. Il est susceptible de collecter des données, de les intégrer et de les retraiter dans son propre système d’information. Certains prestataires de services ne sauraient être considérés comme des sous-traitants. Ils couvrent des aspects de la vie de l’entreprise sans aucun rapport avec le cœur de métier de l’entreprise cliente – tel est le cas, par exemple, des prestataires de services de nettoyage, de restauration. De même, ne peut être qualifiée de sous-traitant une personne physique exerçant dans l’office sous quelque forme sociale que ce soit (intérimaire, indépendant en société ou non). Celle-ci ne fait donc pas partie des collaborateurs de l’office, mais vient exercer in situ, sous l’autorité du notaire, une activité de renfort au moyen des stricts outils de production de l’office. Elle pourrait néanmoins être amenée à manier dans ce cadre des données confidentielles de l’office, lesquelles, à aucun moment, ne devraient être externalisées ».

2.2.2. « Le notaire, officier public qui établit des actes authentiques ayant date certaine, force probante et force exécutoire, tenu au secret professionnel, effectue les prestations directement liées à l’exercice de son ministère, qui constituent la raison d’être et la spécificité de sa mission. Il ne peut sous-traiter aucune des prestations nécessitant son identification, ni la rédaction de ses actes, ni leur réception. Il ne peut davantage sous-traiter: – la réception des clients; – le conseil; – la consultation, en vue de la signature d’un acte ou dans le cadre de la gestion de patrimoine; – la négociation immobilière; – la gestion locative. Le notaire peut néanmoins, dans le respect de clauses spécifiques de confidentialité et de prérequis assurant le respect du secret professionnel associés à l’opération concernée, sous-traiter certaines tâches administratives liées à l’accomplissement de sa mission, telles que le standard téléphonique, les formalités ne nécessitant pas l’identification du notaire ou de ses collaborateurs, l’archivage physique ou numérique ».

2.2.3. « Le notaire est responsable de la tenue de la comptabilité, au jour le jour. Le caractère d’authenticité est étendu à la comptabilité notariale. Le notaire peut: – soit tenir sa comptabilité dans son office, personnellement ou en ayant recours à un comptable placé sous son autorité; – soit faire tenir sa comptabilité par un expert-comptable. Dans ce cas, il signe un contrat de prestation de service, exclusivement avec un expert-comptable inscrit à l’ordre des experts-comptables. A défaut, outre sa responsabilité professionnelle, il engagerait sa responsabilité pénale ».