Mise en œuvre des aspects comptables et financiers du décret 2016-1509 du 9 novembre 2016 relatif aux sociétés constituées pour l’exercice de la profession notariale.

Ne sont concernées par les règles ci-dessous que les sociétés titulaires
de plusieurs offices.

Le décret n°2016-1509 du 9 novembre 2016 modifie le décret du 2 octobre 1967 pris pour l’application à la profession de notaire de la loi n° 66-879 du 29 novembre 1966 relative aux sociétés civiles professionnelles et le décret n° 93-78 du 13 janvier 1993 pris pour l’application à la profession de notaire de la loi n° 90-1258 du 30 décembre 1990 relative à l’exercice sous forme de société des professions libérales soumises à un statut législatif ou réglementaire ou dont le titre est protégé.

Il introduit, dans son chapitre Ier, article 1, deux dispositions relatives au cas des sociétés titulaires de plusieurs offices notariaux modifiant le décret du 2 octobre 1967.

• La première disposition modifie l’article 52-1 du décret du 2 octobre 1967 et précise que lorsque la société est titulaire de plusieurs offices, « il est tenu un répertoire par office ».
• La seconde disposition modifie l’article 53 du décret du 2 octobre 1967 et précise que « lorsque la société est titulaire de plusieurs offices, une comptabilité distincte est tenue pour chaque office et la société doit disposer d’un compte destiné à recevoir les fonds détenus pour le compte de tiers par office. »

De même, dans son chapitre II, article 2, il introduit deux modifications au décret du 13 janvier 1993.

• La première insère dans l’article 41 ter du décret du 13 janvier une nouvelle disposition qui précise que « lorsque la société est titulaire de plusieurs offices, il est tenu un répertoire par office, conformément à l’article 23 du décret n° 71-941 du 26 novembre 1971 relatif aux actes établis par les notaires ».
• La seconde disposition modifie l’article 42 qui est complété d’un alinéa précisant que « lorsque la société est titulaire de plusieurs offices, une comptabilité distincte est tenue pour chaque office et la société doit disposer d’un compte destiné à recevoir les fonds détenus pour le compte de tiers par office. ».

Ces articles sont de nature à modifier les modalités de gestion comptable et financière des offices.

La circulaire du 21 mars 2017 précise quels types de structures sont concernés et quelles règles de gestion sont obligatoires, voire recommandées, en vue d’assurer une mise en œuvre homogène des dispositions décrites ci-dessus du décret n°2016-1509 du 9 novembre 2016, en particulier celle d’une « comptabilité distincte ».

En complément à la présente note, une expression de besoin est transmise à l’ensemble des fournisseurs de logiciels comptables de la profession de manière à refléter dans vos outils informatiques les dispositions décrites ci-après.

 

1. Règles financières et comptables que les sociétés notariales concernées par le décret n° 2016-1509 du 9 novembre 2016 sont tenues de suivre

Principes généraux

Par comptabilité distincte à l’office, on entend comptabilité générale distincte, c’est-à-dire la tenue journalière du compte de résultat et du bilan.

Les éléments suivants, constitutifs d’un arrêté comptable annuel ou intermédiaire, doivent donc être produits par l’office à partir de l’outil informatique comptable :

• Journaux.
• Grand livre.
• Balance générale :
• la balance client est nativement alimentée par la comptabilité client, adossée au répertoire qui est tenu par office comme le prévoit le décret ;
• la balance des comptes généraux (fournisseurs, tiers sociaux …) porte sur l’ensemble des coûts directs de l’office complétés de l’affectation d’une quote-part de coûts indirects selon la ou les clés de répartition en usage au sein de l’office (1 fois par an a minima).
• Tableau de bord.

Règles concernant le compte de résultat

En application des articles 1 (Chapitre I) et 2 (Chapitre II) du présent décret, et notamment de l’obligation pour chaque office d’une même société que soit « tenu un répertoire par office », l’ensemble des lignes du compte de résultat adossées au répertoire viennent alimenter directement la comptabilité distincte de l’office. Sont donc affectées directement à la comptabilité de l’office l’ensemble des produits de l’office générés par émoluments ou honoraires.

Quant aux charges, elles font l’objet d’un traitement différencié selon leur nature directe ou indirecte.

Règles concernant le bilan

Le bilan doit également être décliné à l’office mais ce bilan ne concerne que certains éléments de l’office liés aux contreparties des comptes d’exploitation. Le bilan global reste celui de la société, les informations bilancielles figurant sur le tableau de bord journalier ne sont que des éléments de bilan et les masses ne sont pas équilibrées.

Il convient de conserver un compte de résultat « sincère » par office. Les comptes de la société seront détaillés par office, à partir d’une codification dont les principes sont transmis aux sociétés informatiques fournissant les logiciels comptables de la profession.

Par application du principe général (cf. ci-dessus) affectant directement à l’office la comptabilité auxiliaire client, l’ensemble des créances clients sont affectées par office.

Règles concernant la forme et la transmission aux instances des données comptables et d’activités

Pour les sociétés disposant de plusieurs offices :

• Outre le tableau de bord de la société, il sera également transmis un tableau de bord pour chacun des offices.
• Outre l’état statistique trimestriel de la société, il sera également transmis un état statistique trimestriel pour chacun des offices.
• Outre la déclaration d’activité de la société, il sera également transmis une déclaration d’activité professionnelle par office.

Ces documents seront paramétrés par vos fournisseurs informatiques selon la forme et les règles transmises par le C.S.N. et transmis sous forme dématérialisées aux mêmes périodes et selon la forme des documents comptables existants.

Une expression de besoin a été rédigée par le CSN et les fournisseurs informatiques ont développé un logiciel qui permet de tenir au niveau de la société, la comptabilité analytique de chacun des offices détenus. La mise en service est progressive selon les concepteurs.

retour